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"Alles gut vorbereitet? – Anforderungen an die Aussonderung von E-Akten"

Tagungsbericht zum Informationsforum 2019

Im Mittelpunkt des Informationsforums des Bundesarchivs für die Bundesverwaltung standen am 13. Februar 2019 in Koblenz und am 20. Februar 2019 in Berlin die speziellen Anforderungen an die Aussonderung elektronischer Akten an das Bundesarchiv. In den beiden Veranstaltungen unter dem Titel „Alles gut vorbereitet? – Anforderungen an die Aussonderung von E-Akten“ begrüßte die Abteilungspräsidentin der Abteilung B (Bundesrepublik Deutschland) des Bundesarchivs, Frau Martin-Weber, insgesamt mehr als 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Stellen und Einrichtungen des Bundes.

Anforderungen an die elektronische Schriftgutverwaltung

Den Auftakt machten zwei anregende Grundsatzvorträge: Herr Dr. Müller, Richter am Hessischen Landessozialgericht, stellte die rechtlichen Fundamente der elektronischen Aktenführung vor. Frau Eisvogel in Koblenz bzw. Herr Kalich in Berlin (beide Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend) beschrieben die veränderte Rolle der Registratur in der Welt der elektronischen Akte.

"Der lange Weg der E-Akte"

Am Nachmittag wurde "Der lange Weg der E-Akte" beschritten. In einem fokussierten Blick auf den gesamten Prozess der elektronischen Aussonderung beleuchteten die Vorträge unterschiedliche Aspekte: Den Beginn machte der Erfahrungsbericht von Frau Palandt (Bundesverwaltungsamt) zum Thema „Aktenplanrevision und -aktualisierung“, an den sich die Rolle von Bewertungskatalogen als Teil einer automatisierten Aussonderung anschloss. Hierzu schlug Herr Wendt (Bundesarchiv) den Bogen „Vom Aktenplan zum Bewertungskatalog“, den Herr Jacobs (Bundesarchiv) in seinem Beitrag zum Zusammenspiel von „Bewertungskatalogen in E-Akte-Systemen“ fortführte.

Daraufhin stellten zwei Vorträge zum Thema Metadaten und Dateiformate die Formierung der auszusondernden Datenpakete und ihre Herausforderungen dar. Frau Busch (Bundesarchiv) erläuterte die „Erstellung von Datenpaketen mit Hintergründen, Anforderungen, Metadaten und Verfahrensfragen“. Anhand von Praxisbeispielen beschrieb Frau Simon (Bundesarchiv) die Problemfelder und Lösungsstrategien beim Umgang mit Dateiformaten in der elektronischen Akte.

Frau Range (Bundesministerium für Finanzen) schilderte ihre Erkenntnisse bei der Erstellung eines Konzepts zur elektronischen Aktenaussonderung an das Bundesarchiv. Als potenzielle Aussonderungsmöglichkeit ging Herr Obkircher (Bundesarchiv) abschließend auf „Die manuelle Aussonderung im zwei- und vierstufigen Verfahren“ ein.

Der Prozess der Aussonderung

Nach diesem inhaltsreichen Vortragsreigen machten die Veranstaltungsteilnehmerinnen und -teilnehmer von dem Angebot rege Gebrauch, ihre Fragen und Anregungen an die Vortragenden zu richten. An beiden Veranstaltungsorten wurden innerhalb einer Plenumsrunde die angefragten Themen weiter erörtert, die sich u. a. auf die E-Akte Bund, das sich wandelnde Berufsbild des Registrators oder Aspekte rund um die Konvertierung von Dateiformaten bezogen.

Abgerundet wurde die Veranstaltung durch den Vortrag „Aussonderung über das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB)“ von Herrn Bannert (Bundesarchiv). In seinem Beitrag stellte er die in den vorangegangenen Sektionen behandelten Themenkomplexe in den Kontext des DZAB und erläuterte dessen Funktionsweise. Dabei wurde deutlich, dass die Nutzung des DZAB, das als zentrale Lösung des Bundesarchivs für die Langzeitspeicherung allen Stellen und Einrichtungen des Bundes offensteht, mit einer Reihe von Vorteilen sowohl für die teilnehmenden Behörden als auch das Bundesarchiv verbunden ist.

Bilanz

Der abwechslungsreiche Mix aus den Erfahrungen der Justiz und der Behördenwelt gemeinsam mit den prozessorientierten Vorträgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbei-ter des Bundesarchivs bot anschauliche und praxisnahe Einblicke in die Umstellungsprozesse, die sich für Stellen und Einrichtungen des Bundes ergeben. In diesem Sinne konnte der Moderator, Herr Dr. Christian (Bundesarchiv), für beide Veranstaltungen ein positives Fazit ziehen.

Das Bundesarchiv dankt allen Beteiligten für ihre Beiträge und den Teilnehmern der Veranstaltungen für ihr reges Interesse. Auch im nächsten Jahr wird das Bundesarchiv diese Gelegenheit zum gegenseitigen Gedanken- und Erfahrungsaustausch für die Stellen des Bundes anbieten. Die Präsentationen des Infoforums 2019 stehen auf dieser Seite zum Download bereit.