Stand: 24.08.2022
Zur Sicherung und geordneten Benutzung von Archivgut im Bundesarchiv ergeht folgende Benutzersaalordnung:
§ 1 An- und Abmeldung, Videoüberwachung
(1) Benutzer melden sich bei ihrem Eintreffen bei der Benutzersaalaufsicht (Aufsicht) an.
(2) Vor Aufnahme der Benutzung im Bundesarchiv erklären Benutzer mit ihrer Unterschrift auf dem Benutzungsantrag, dass sie die Benutzersaalordnung erhalten und den Inhalt zur Kenntnis genommen haben. Benutzer haben auf Verlangen der Aufsicht einen Personalausweis oder einen vergleichbaren Identitätsnachweis vorzulegen.
(3) Benutzer melden sich bei der Aufsicht ab, wenn die Benutzung für den Tag beendet oder ihre Benutzung vollständig abgeschlossen ist.
(4) Mit der Registrierung nehmen Benutzer zur Kenntnis, dass sie im Benutzersaal videoüberwacht werden können.
§ 2 Verhalten im Benutzersaal
(1) Vor Aufnahme der Benutzung verschließen Benutzer Garderobe und Taschen in einem dafür vorgesehenen Schließfach.
(2) Für die Mitnahme von persönlichen Gegenständen in den Lesesaal werden bei Bedarf Klarsichttaschen ausgegeben. Mobiltelefone, Kameras und andere Geräte mit Fotofunktion können mitgeführt werden, wenn diese stumm geschaltet sind; die Erlaubnis kann jederzeit widerrufen werden. Scanner und andere vergleichbare Geräte, deren Verwendung nicht vorab schriftlich genehmigt wurde, dürfen nicht mitgeführt werden.
(3) Außer Bleistiften dürfen keine anderen Schreibmittel mitgeführt werden. Bleistifte sind bei der Aufsicht erhältlich.
(4) Beim Betreten und Verlassen des Benutzersaals sind alle mitgeführten Gegenstände unaufgefordert zur Kontrolle vorzulegen.
(5) Um eine Verwechslung mit Archiv- und Bibliotheksgut auszuschließen, dürfen Arbeitsunterlagen (z. B. Schreibpapier, Kopien, Aufzeichnungen) nur in gebundener oder gehefteter Form in den Benutzersaal mitgenommen werden. Ggf. sind diese Unterlagen zu heften oder in sonstiger Form besonders zu kennzeichnen (z.B. durch Stempelung).
(6) In den Benutzersälen ist die Verwendung von Laptops zulässig. Diktiergeräte dürfen nur in Benutzerkabinen oder an zugewiesenen Arbeitsplätzen verwendet werden.
(7) Technische Geräte, die das Bundesarchiv zu Recherchen und Benutzung zur Verfügung stellt, sind schonend zu behandeln. Es ist untersagt, externe Speichermedien in Geräte des Bundesarchivs ein- oder anzubringen (z.B. USB-Sticks, externe Festplatten).
(8) Im Interesse aller Benutzer soll in den Benutzersälen größtmögliche Ruhe herrschen. Gespräche und sonstige geräuschverursachende Aktivitäten sind zu vermeiden.
(9) Die Mitnahme und der Verzehr von Speisen und Getränken ist in den Benutzersälen nicht gestattet.
§ 3 Benutzung im Benutzersaal
(1) Das Archivgut ist in den dafür vorgesehenen Räumlichkeiten bzw. an den zugewiesenen Plätzen zu benutzen. Es ist untersagt, Archivgut, Mikroformen, Findmittel sowie sonstige vorgelegte Unterlagen aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumlichkeiten zu entfernen.
(2) Ein Anspruch auf einen bestimmten Arbeitsplatz im Benutzersaal besteht nicht. Die Aufsicht kann Benutzern einen Arbeitsplatz zuweisen.
(3) Die Nutzung von Benutzerkabinen ist nur für die Benutzung von Mikroformen zulässig; Archivalien dürfen nur mit besonderer Genehmigung in Kabinen genutzt werden.
§ 4 Umgang mit Archivgut
(1) Für Ausgabe und Rücknahme des Archivguts sind Ausgabetheken eingerichtet. Eine eigenhändige Entnahme von Archivgut ist nicht gestattet. Benutzer geben das Archivgut bis 15 Minuten vor Schließung der Benutzersäle zurück, um ein geregeltes Verfahren und eine hinreichende Kontrolle sicherzustellen.
(2) Ein Anspruch auf Vorlage von originalem Archivgut besteht nicht. Sofern Mikroformen vorliegen, werden diese zur Verfügung gestellt. Über Ausnahmen entscheidet das zuständige Fachreferat.
(3) Erheblich beschädigtes und bei der Nutzung stark gefährdetes Archivgut ist von der Benutzung ausgenommen. Über Ausnahmen entscheidet das für die Bestandserhaltung zuständige Fachreferat.
(4) Am Arbeitsplatz dürfen grundsätzlich maximal fünf Archivguteinheiten gleichzeitig in Bearbeitung sein, wenn es sich dabei um Unterlagen im festen Verbund handelt. Sind die Seiten lose, werden bis zu zwei Archivguteinheiten ausgegeben. Auf die strikte Einhaltung der Ordnung des vorgelegten Archivguts ist zu achten. Bei Fotografien, Großformaten u.ä. richtet sich die Beschränkung der Quantität nach dem Ermessen der Aufsicht.
(5) Die Aufsicht im Benutzersaal kann die Menge der ausgegebenen Materialien insbesondere dann beschränken, wenn ein Risiko für die Ordnung des Archivguts besteht.
(6) Bei Unterbrechung der Benutzung von mehr als zwei Stunden ist das Archivgut an der Ausgabetheke zurückzugeben.
(7) Archivgut wird für die Benutzung für die Dauer von 21 Tagen bereitgehalten. Nach Ablauf der Aushebefrist ist nach Rücksprache mit der Aufsicht eine Verlängerung um 21 Tage möglich.
(8) Bei der Benutzung des vorgelegten Archivguts ist auf äußerste Sorgfalt und schonende Handhabung zu achten. Insbesondere ist es nicht zulässig, die Ordnung zu verändern, Archivgut zu beschreiben oder durchzupausen. Das Archivgut muss immer auf einem Tisch, einer Buchstütze oder einem Lesekeil liegen. Bei gebundenen Materialien dürfen die Seiten nur mit den bereitgestellten Sandsäckchen und Bleischnüren aufgeschlagen gehalten werden. Ein Flachdrücken der Falz hat zu unterbleiben. Es ist nicht gestattet, sich auf die Archivalien aufzustützen oder sie als Schreibunterlage zu verwenden.
(9) Die Verwendung von Handschuhen kann, insbes. bei Bildbenutzungen, vorgeschrieben werden. Großformate sind grundsätzlich in gesonderten Bereichen mit ausreichend großen Auflageflächen zu benutzen.
(10) Zur Markierung zu reproduzierender Unterlagen in den Archivalien sind die bereitgestellten Einlegestreifen zu verwenden. Die Kennzeichnung durch andere Markierungen oder Lesezeichen ist nicht gestattet.
(11) Werden während der Benutzung des Archivguts Beschädigungen oder allgemein Unstimmigkeiten festgestellt, sind diese der Aufsicht anzuzeigen.
(12) Lesehilfen (Lupen etc.) dürfen nur verwendet werden, sofern eine Gefährdung des Archivguts ausgeschlossen ist und der Betrieb des Benutzersaals nicht beeinträchtigt wird. Lesehilfen, die unmittelbar mit dem Archivgut in Berührung kommen, sind nicht zugelassen.
§ 5 Vervielfältigung von Archivgut
(1) Archivgut, das durch rot bedruckte BASYS-Entnahmezettel oder anderweitig rot gekennzeichnet ist, darf nicht vervielfältigt werden. Über Ausnahmen entscheidet das Bundesarchiv. Archivgut, das nur durch schwarz bedruckte BASYS-Entnahmezettel gekennzeichnet ist, kann grundsätzlich vervielfältigt werden. Über Ausnahmen entscheidet auch hier das Bundesarchiv. Falls das Archivgut keinen aus BASYS generierten Entnahmezettel aufweist, ist bei der Aufsicht zu erfragen, ob es vervielfältigt werden kann.
(2) Es besteht kein Anspruch darauf, bestimmte Dokumente vervielfältigen zu dürfen. Das Bundesarchiv ist verpflichtet, wenn rechtliche oder konservatorische Gründe entgegenstehen, die Vervielfältigung von Archivgut zu untersagen.
(3) Geräte und Hilfsmittel (z.B. Kabel), die mit dem Archivgut in Berührung kommen, dürfen nicht verwandt werden.
(4) Die Verwendung von Digitalisierungstechnik, bei der das Archivgut auf oder in einen Scanner gelegt wird, z.B. Flachbett- und Einzugsscanner, sowie Belichtung oder Ausleuchtung des Archivguts durch zusätzliche Lichtquellen (Lampen, Blitzlicht, LED etc.) ist untersagt. Soll anstelle von Mobiltelefonen, Kameras und vergleichbaren Geräten mit Fotofunktion eine alternative Digitalisierungstechnik verwandt werden, ist dies vorab schriftlich zu beantragen. Die Aufsicht kann technische Geräte und Hilfsmittel von der Benutzung im Lesesaal ausschließen, insbesondere wenn diese für die Digitalisierung von Archivgut nicht geeignet sind, das Archivgut gefährden oder der Betrieb im Lesesaal durch den Betrieb behindert wird.
(5) Die Wegesicherheit darf durch herabhängende Kabel, abgestellte Geräte etc. nicht gefährdet werden. Die Verwendung von Stativ, Blendschutz und anderer professioneller Ausrüstung ist nicht gestattet.
(6) Defekte Geräte oder Hilfsmittel dürfen ebenso wenig wie Gerätekoffer, Transporttaschen bzw. -Behältnisse etc. mitgeführt werden.
(7) Die Vervielfältigung von Archivalien mit eigenen Geräten ist nur in dem dafür ausgewiesenen Bereich gestattet. Die Aufsicht kann verlangen, dass Archivalieneinheiten zuvor vorgelegt werden.
(8) Archivgut darf nur vervielfältigt werden, wenn zur vollständigen Ablage der Archivalieneinheit ausreichend Platz vorhanden ist. Bei gebundenen Unterlagen sind zwingend geeignete Hilfsmittel (Buchkeile, Bleischnüre, etc.) zu verwenden. Das Beschweren oder Andrücken der Falz ist untersagt. Die Vorschriften in § 4 (8) sind zu beachten.
(9) Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die mit Unterschrift auf dem Benutzungsantrag anerkannten rechtlichen Regelungen und Verpflichtungen, insbesondere hinsichtlich der Wahrung von Persönlichkeitsrechten einschließlich der Urheberrechte und verwandten Schutzrechte, auch für selbst gefertigte Reproduktionen von Archivgut gelten.
§ 6 Haftungsausschluss
Für die sichere Verwahrung und Beaufsichtigung von mitgebrachten Gegenständen sind Benutzer selbst verantwortlich. Das Bundesarchiv haftet nicht für den Verlust, das Abhandenkommen, die Beschädigung oder den zufälligen Untergang dieser Gegenstände, es sei denn, grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz liegt vor.
§ 7 Ausschluss von der Benutzung
Benutzer, die nicht die Bestimmungen dieser Benutzersaalordnung befolgen, können von der Benutzung ausgeschlossen und aus dem Benutzersaal verwiesen werden.
§ 8 Sonderregelungen
Sonderregelungen für den Gebrauch von Film- und Fotoausrüstung können gelten:
- bei der Benutzung von Spiel- oder Dokumentarfilmen nach Vorliegen einer schriftlichen Zustimmung der jeweiligen Rechteinhaber und
- bei Aufnahmen von Dokumenten für Film- und Fernsehproduktionen unter Aufsicht des Fachreferates.
§ 9 Inkrafttreten
Diese Benutzersaalordnung tritt am 24.08.2022 in Kraft.