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„Alles gut vorbereitet? – Anforderungen an die Aussonderung von E-Akten“"

Einladung zum Informationsforum am 13. Februar 2019 in Koblenz und am 20. Februar 2019 in Berlin

21.12.2018

Schriftgutverwaltung

In nicht wenigen Bundesbehörden ist das Arbeiten mit elektronischen Akten bereits fest etabliert, andere Häuser starten gerade den Umstellungsprozess mit der E-Akte Bund. Es ist Zeit, sich den Fragen der Aussonderung zu widmen:

Welche rechtlichen Grundlagen und gerichtlichen Urteile sind relevant? Wie verändert sich die Arbeitswelt in den Registraturen? Welche Schritte sind im Lebenszyklus von Akten zu gehen? Welche Prozesse können mittels Metadaten automatisiert gesteuert werden? Welche Werkzeuge der Schriftgutverwaltung bleiben relevant? Wie funktioniert die Aussonderung an das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB)? Wem steht das DZAB zur Verfügung?


Das Informationsforum „Alles gut vorbereitet? – Anforderungen an die Aussonderung von E-Akten“ möchte angesichts der vielen noch offenen Fragen Orientierung bieten. Zunächst werden ausgewiesene Experten aus den Bereichen Recht und Schriftgutverwaltung in die Thematik einführen. Anschließend werden in kurzen Praxisbeiträgen Stationen des Lebenszyklus‘ von E-Akten beleuchtet. Der Abschlussvortrag stellt dar, wie das Verfahren der digitalen Zwischenarchivierung die Aussonderung vereinfacht.

Programm

10:30
Begrüßung
Sektion 1: Anforderungen an die elektronische Schriftgutverwaltung
10:45
Rechtliche Grundlagen
11:20
Die neue Rolle der Schriftgutverwaltung/Registratur
12:00
Mittagspause
Sektion 2: Der lange Weg der E-Akte
13:00
Aktenplanrevision und -aktualisierung
Vom Aktenplan zum Bewertungskatalog
Bewertungskataloge in E-Akte-Systemen
Erstellung von Datenpaketen: Hintergründe, Anforderungen, Metadaten und Verfahren
Erstellung von Datenpaketen: Dateiformate
Erstellung eines Aussonderungskonzepts
Die manuelle Aussonderung im zwei- und vierstufigen Verfahren
15:00
Kaffeepause
Sektion 3: Der Prozess der Aussonderung
15:30
Podium
16:00
Aussonderung über das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB)
16:30
Ende der Veranstaltung

Veranstaltungsorte:
Bundesarchiv, Filmsaal, Potsdamer Str.1, 56075 Koblenz (13. Februar 2019)
Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur, Konferenzsaal, Kronenstraße 5, 10117 Berlin (20. Februar 2019).


Das Informationsforum richtet sich an Mitarbeiter von Stellen und Einrichtungen des Bundes, die mit Schriftgutverwaltung und der Umstellung auf elektronische Systeme in diesem Bereich betraut sind. Konkret werden Führungskräfte und Mitarbeiter aller Hierarchiestufen aus dem Inneren Dienst, der IT und der Organisation angesprochen.

Anmeldeschluss für die Veranstaltung in Koblenz ist am 4. Februar 2019. Bitte geben Sie bei der Anmeldung an, ob Sie um 10:00 Uhr oder in der Mittagspause Interesse an einer Hausführung haben.
Anmeldeschluss für das Berliner Informationsforum ist am 11. Februar 2019. Anmeldungen werden erbeten an die Email-Adresse b1@bundesarchiv.de.
Bitte teilen Sie bei der Anmeldung mit, wenn Sie mit der Bekanntgabe Ihres Namens und Ihrer Dienststelle in der Teilnehmerliste nicht einverstanden sind.