Neben E-Akte-Systemen und elektronischen Fachverfahren unterstützen auch Dateiablagen die Schriftgutverwaltung und können der Dokumentation des Verwaltungshandelns dienen.

Dateiablagen sind nach Kriterien strukturierte Ablagen von Dateien und Dateiordnern in einem Dateisystem. Auch bei Dateiablagen handelt es sich um Unterlagen aus öffentlichen Stellen im Sinne des Bundesarchivgesetzes (§ 1 Abs. 10 BArchG).

Hieraus ergibt sich, dass Dateiablagen von allen Stellen der zivilen Bundesverwaltung und des Geschäftsbereichs BMVg grundsätzlich dem Bundesarchiv anzubieten sind (§ 5 Abs. 1 BArchG). Das Bundesarchiv prüft, ob ihnen ein bleibender Wert zukommt. Gegebenenfalls werden Dateiablagen einer öffentlichen Stelle als Archivgut übernommen.

Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich gerne per E-Mail an das verantwortliche Fachreferat.

Stellen der zivilen Bundesverwaltung, Verfassungsorgane und Bundesgerichte berät das Referat B 4 des Bundesarchivs.

Die militärischen und zivilen Stellen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung unterstützt das Referat MA 1, Abteilung Militärarchiv.