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Digitale Archivierung

Die Pflicht öffentlicher Stellen des Bundes zur Anbietung ihrer Unterlagen ergibt sich aus § 5 Abs. 1 Bundesarchivgesetz. Sie bezieht sich auf Aufzeichnungen jeder Art, unabhängig von der Art ihrer Speicherung (§ 1 Nr. 9 Bundesarchivgesetz). Demnach sind dem Bundesarchiv auch elektronische Unterlagen (z. B. elektronische Akten, Dateiablagen, E-Mails, Daten aus Fachverfahren) spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten. Analog zur Papierüberlieferung werden sie nach Feststellung ihres bleibenden Werts archiviert. Die Anbietung und Übernahme elektronischer Unterlagen regelt § 5 Abs. 3 Bundesarchivgesetz. Dort ist auch das Vorgehen bei der Archivierung elektronischer Unterlagen bestimmt, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen (Datenschnitte aus Fachverfahren).


Daten, die zur Wahrnehmung behördlicher Aufgaben nicht mehr unmittelbar benötigt werden, aber Aufbewahrungsfristen unterliegen, mindern die Funktionalität von IT-Systemen. Zu ihrer Entlastung stellt das Bundesarchiv sämtlichen öffentlichen Stellen des Bundes das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB) bereit. Die Anbindung eines IT-Systems an das DZAB erleichtert der betreibenden Stelle auch die Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Anbietungspflicht gegenüber dem Bundesarchiv.