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Glossar

2018.03.08

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Um Ihnen das Verständnis der archivischen Fachsprache zu erleichtern, finden Sie an dieser Stelle ein kurzes Glossar. Kursivsetzung weist auf andere in diesem Glossar definierte Begriffe hin. Ein ausführliches Glossar mit noch weiteren Begriffen aus den Bereichen Archiv, Registratur, Schriftgutverwaltung und Aktenkunde finden Sie in Kapitel 5 des Online-Kurses "Aktenkunde des Holocausts".

Akte
Als Akte bezeichnet man Dokumente, die erstens bei einer Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und zweitens aufgrund eines Ordnungsmusters (z.B. Betreff, Korrespondenzpartner) zusammengebracht, also formiert werden.

Aktenplan
Der Aktenplan ist ein nach Aufgaben hierarchisch gegliedertes Schema, nach dessen Vorgaben die Dokumente einer Verwaltung erfasst und zu Akten zusammengeführt werden.

Amtsdrucksachen/Amtliche Druckschriften
Von Behörden herausgegebene Druckschriften (z.B. Gesetze, Verordnungen, Bulletin der Bundesregierung); im Bundesarchiv als eigene Sammlung organisiert.

Archivale (Mehrzahl: Archivalien)
Ein Archivale ist die kleinste, einzeln verzeichnete Einheit des Archivguts.

Archivgut
Durch den Archivar oder die Archivarin als archivwürdig bewertete Unterlagen, insbesondere öffentlicher Stellen. Archivgut unterliegt besonderen rechtlichen Bedingungen vor allem im Hinblick auf die Aufbewahrung, aber auch auf den Zugang bzw. die Benutzung.

Aufbewahrungseinheit
Einheiten von Unterlagen im lagerungstechnischen Sinne. In einer Aufbewahrungseinheit können sich mehrere Verzeichnungseinheiten wie Vorgänge befinden.

Aufbewahrungsfrist
Durch Rechtsvorschriften festgelegter Zeitraum für die Aufbewahrung von Unterlagen oder durch die abgebende Stelle festgelegter Zeitraum, in dem die Unterlagen noch zu Verwaltungszwecken benötigt werden. Eine Vernichtung ("Kassation") von nicht archivwürdigen Unterlagen kann erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen erfolgen. Die Aufbewahrungsfrist ist von der archivischen Schutzfrist zu unterscheiden.

Aussonderung
Aussonderung meint die Anbietung und die Abgabe von Unterlagen durch eine Behörde an das zuständige Archiv.

Bestand
Der Bestand ist ein zentrales Ordnungselement für Archivgut eines Archivs. Er umfasst idealerweise das bei einer Behörde, einer natürlichen (siehe Nachlass) oder juristischen Person entstandene Archivgut oder bezeichnet eine thematische Sammlung. Jeder Bestand hat eine Bestandsbezeichnung und eine Bestandssignatur (siehe Signatur).

Bewertung
Durch die Archivarin oder den Archivar zu treffende Entscheidung, welche Unterlagen dauerhaft als Archivgut aufbewahrt und welche nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet ("kassiert") werden. Siehe auch unsere Informationen zu den Bewertungsgrundsätzen.

Edition
Eine Edition ist die kommentierte Veröffentlichung von Quellen unter fachwissenschaftlichen Gesichtspunkten. Editionen können in gedruckter und elektronischer Form erscheinen.

Erschließung
Erschließung meint die Ordnung und Beschreibung ("Verzeichnung") des Archivguts einschließlich der Untersuchung der Strukturen und der Geschichte von Bestand und abgebender Stelle. Ergebnis der Erschließung sind archivische Findmittel.

Findbuch
Das Findbuch (auch Repertorium) ist die Zusammenfassung der Erschließungsinformationen zu dem Archivgut eines Bestandes. Es enthält unter anderem eine erläuternde Einleitung, eine Gliederung (ähnlich einem Inhaltsverzeichnis) und eine strukturierte Liste des beschriebenen Archivguts.

Findmittel
Als Findmittel werden alle Instrumente bezeichnet, die es ermöglichen, Informationen über Inhalte von Beständen, von Teilen von Beständen und von Akten zu erhalten. Dazu zählen Recherchedatenbanken, Findbücher, Karteien und Verzeichnisse, aber auch einfache Abgabelisten der Stellen, aus denen das Archivgut stammt.

Genealogie
Genealogie ist die Familiengeschichtsforschung oder Ahnenkunde. Gegenstand der Genealogie ist die Erforschung der Abstammung von Menschen oder Menschengruppen, wie z.B. Familien.

Kassation
Vernichtung von nicht archivwürdigen Unterlagen (siehe auch Bewertung).

Klassifikation
Hierarchische Ordnung, der die Verzeichnungseinheiten bei der Erschließung zugeordnet werden. Eine Klassifikation folgt in der Regel formalen oder logisch-sachlichen Gesichtspunkten (z.B. einem Aktenplan).

Konservierung
Konservierung bezeichnet alle Maßnahmen zur physischen Erhaltung unbeschädigter oder Stabilisierung bereits beschädigter einzelner Stücke des Archivguts.

Laufender Meter
Maßeinheit für Archivgut. Der Richtwert für einen laufenden Meter fachgerecht kartonierten Archivguts im DIN A 4-Format hat die Maße 26 x 35 x 100 cm. Abkürzung: lfd. Meter oder lfm.

Mikrofilm/Mikroform (Mikroplanfilme und Mikrorollfilme)
Mikroform ist der Oberbegriff für Abbildungen von gedruckten Unterlagen auf Filmmaterial in verkleinerter Form. Es sind der Mikroplanfilm (Mikrofiche) in Form einer Kleinkarte und der Mikrorollfilm (Mikrofilm) auf Spulen zu unterscheiden. Zum Auslesen von Mikroformen werden spezielle Leseapparate benötigt.
In Archiven werden besonders häufig bestellte oder aus konservatorischen Gründen gefährdete Archivalien oft nur als Mikroform zur Benutzung vorgelegt.

Nachlass
Archivwürdige Unterlagen, die bei einer natürlichen Person entstanden sind, bilden einen Nachlass. Er gelangt als Depositum, durch Schenkung oder Kauf ins Archiv und bildet dort zumeist einen eigenen Bestand.

Personenbezogene Unterlagen
Sie beziehen sich ihrem Zweck (z.B. Personalakten) oder ihrem wesentlichen Inhalt nach auf natürliche Personen. Sie unterliegen besonderen Schutzfristen.

Pertinenzprinzip
Das Pertinenzprinzip (von lat. pertinere, "dazu gehören") ist ein Ordnungsgrundsatz von Unterlagen nach Territorial-, Personal- oder Sachbetreffen ohne Rücksicht auf den Entstehungszusammenhang.

Provenienz, Provenienzstelle
Provenienz(stelle) bezeichnet eine Körperschaft, eine Person oder eine Familie, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Unterlagen herstellt, zusammenstellt und/oder weiterführt und benutzt. Provenienzstellen werden in der Verwaltung auch als Registraturbildner bezeichnet. Entsprechend dem Provenienzprinzip werden die von einer Provenienzstelle abgegebenen Unterlagen in der Regel in einem Bestand zusammengefasst.

Provenienzprinzip
Das Provenienzprinzip (von lat. provenire, "herkommen") ist ein archivisches Ordnungsprinzip auf Grundlage von Herkunft und Entstehungszusammenhängen.

Registratur
Die Registratur einer Behörde hat die Aufgabe, das für den laufenden Geschäftsgang benötigte Schriftgut zu erfassen, zu ordnen und aufzubewahren. Sie ist dadurch das Zentrum der Schriftgutverwaltung.

Reponieren
Zurücklegen von Archivgut ins Magazin nach der Benutzung.

Restaurierung
Restaurierung meint die Wiederherstellung beschädigter Stücke mit Hilfe identischer oder ähnlicher Substanz. Bei Archivgut geschieht Restaurierung aus Gründen der Authentizität derart, dass der Eingriff erkennbar bleibt. Anders als bei Kunstwerken steht nicht der ästhetische Eindruck im Vordergrund.

Retrokonversion
Erfassung analoger Findmittel zur Bereitstellung in digitaler Form.

Sachakten
Sachakten fassen Schriftstücke mit einem gemeinsamen Inhalt (Sachverhalt) zusammen.

Sammlung
Eine Sammlung fasst Einzelstücke ohne Rücksicht auf den Entstehungszusammenhang nach einem speziellen Sammlungsinteresse bzw. Thema zusammen.

Schriftgutverwaltung
Die Schriftgutverwaltung umfasst innerhalb staatlicher oder sonstiger Stellen das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Unterlagen jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu machen.

Schutzfrist
Archivgut unterliegt aufgrund von Regelungen der Archivgesetze einer Schutzfrist, in der es einer allgemeinen Benutzung noch nicht zugänglich ist. Diese Frist ist in Abhängigkeit von der Begründung des Schutzes unterschiedlich lang (siehe auch Aufbewahrungsfrist).

Signatur
Die Signatur (auch Archivsignatur) ist eine Zahlen- und Buchstabenkombination, die das einzelne Archivale im Archiv kennzeichnet und identifiziert. Sie besteht aus der Bestandssignatur und der Archivnummer und verknüpft das einzelne, verzeichnete Stück mit dem Findmittel. Siehe auch unsere Hinweise zum Quellennachweis.

Tektonik
Hierarchische Gliederung der Bestände eines Archivs, die in der Regel nach verfassungs- und verwaltungsgeschichtlichen, zeitlichen, sachlichen und provenienzorientierten Gesichtspunkten erfolgt. Die Tektonik ermöglicht eine systematische Recherche nach Beständen.

Verzeichnung
Beschreibung von Archivgut auf unterschiedlichen Ebenen (z.B. Bestand, Akte, Vorgang, Dokument). Auf Ebene der Verzeichnungseinheit besteht die Verzeichnung in der Regel aus der Titelbildung, der Feststellung der Laufzeit (Datum) und der Verknüpfung mit der Signatur. Siehe auch Erschließung.

Verzeichnungseinheit
Eine Verzeichnungseinheit ist die zu bewertende und erschließende Einheit von Unterlagen, z.B. eine Akte, ein Vorgang, eine Tonaufnahme, ein Plakat.

Vorgang
Ein Vorgang enthält in der öffentlichen Verwaltung alle zur Bearbeitung eines Sachverhalts angefallenen Unterlagen, wie sie in der Registratur zusammengefasst werden. Der Vorgang kann identisch sein mit einer Aufbewahrungseinheit. Möglich ist allerdings auch, dass in einer Aufbewahrungseinheit mehrere Vorgänge enthalten sind.