Herausforderungen 

Datenarchivierung digitaler Überlieferungen aus Behörden ist ein wichtiger Schwerpunkt des Referats B2 im Bundesarchiv. Die ältesten Daten stammen aus den 70er Jahren und können heute noch interpretiert werden. Da in den Bundesbehörden die Umstellung von der papiergebundenen Verwaltung hin zu einer elektronischen Vorgangs-bearbeitung vorrangetrieben wird, muss sich das Bundesarchiv nun auf eine geregelte Abgabe von großen Datenmengen vorbereiten. Darüber hinaus besteht ein hoher Handlungsbedarf für die Realisierung eines „Digitalen Archivs", da im Februar 2006 bereits Aussonderungen erfolgt sind und weitere angekündigt wurden.Die Herausforderungen bestehen in der Neuartigkeit der Aufgabe und der Einführung eines mandantenfähigen, flexiblen Systems, das funktional den Anforderungen des Bundesarchivs langfristig gerecht wird und wirtschaftlich zugleich ist. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei der Realisierung einer universellen Schnittstelle zwischen Bundesbehörden und Bundesarchiv. Die KBSt fördert das Bundesarchiv als EfA-(Einer-für-Alle)-Dienstleistung Standardarchivierungsmodul (SAM). 

Ziel

Mit dem zukünftigen System „Digitales Archiv" wird eine dauerhafte Aufbewahrung und Benutzung elektronischer Akten und weiterer elektronischer Bestände aus Behörden, die in Vorgangsbearbeitungssystemen und in Fachverfahren erstellt wurden, ermöglicht. Das System wird die dauerhafte Sicherung und Authentizität der übergebenen digitalen Unterlagen gewährleisten. Im ersten Schritt wurde ein Testbetrieb für einen vollständigen "End-to-End-Prozess" pilotiert. Während der Pilotphase wurden Erkenntnisse gewonnen, um einen detaillierten Anforderungskatalog für das zukünftige Produktivsystem zu erstellen.

Workflow Digitales Archiv

Ergebnisse der Pilotphase 

Ende 2006 ist es dem Bundesarchiv innerhalb von etwa zwei Monaten gelungen, ein Pilotsystem bereitzustellen und mit realen Daten einen End-to-End-Prozess zu testen, mit dem einerseits Geschäftsanforderungen überprüft und verfeinert sowie andererseits Erfahrungen zur technischen Umsetzbarkeit konzeptioneller Vorarbeiten und Anforderungen in die Praxis gesammelt werden konnten.

Die folgenden zwei Fallbeispiele wurden während der Pilotphase mit einem vollständigen „End-to-End-Prozess" realisiert:

Behörde 1

Die elektronischen Akten stammten aus einem produktiven Vorgangsbearbeitungssystem einer Behörde. Die Informationen über die Akten und Dokumente waren in nicht-standardkonformen XML (nicht XDOMEA konform) strukturiert. Für das Datenformat der Dokumente  wurde das Archivierungsformat „TIFF" gewählt.

Behörde 2

Mit einem elektronischen Nachlass aus einem Dokumentenmanagementsystem wurde eine Behörde simuliert. Die Daten standen in einer einfachen Datenstruktur (CSV-Format) zur Verfügung. Dadurch konnten für die Vorbereitungen Standardtools (Excel) verwendet werden. Die Dokumente (Daten) wurden gleichfalls in dem Archivierungsformat TIFF erstellt.

Testablauf

Auf Grund des hohen Speicherumfangs wurden beide Bestände per Datenträger an das Bundesarchiv transferiert. Während der Testphase wurden die Datenübertragung und Kommunikation mit der Behörde bundesarchivintern per FTP und E-Mail, also über Standardprotokolle simuliert.
Im ersten Schritt wurde per E-Mail ein Anbieteverzeichnis an das Pilotsystem gesendet, wodurch automatisch ein Prozess zur weiteren Bearbeitung der eingegangenen Daten initiiert wurde. Im Folgenden wurde der Registrierungsschlüssel der Behörde sowie die syntaktische Korrektheit der Daten überprüft, die Behörde über den erfolgreichen Eingang benachrichtigt und die Daten für die fachliche Bewertung aufbereitet.Nach Hinterlegen der Bewertungsentscheidung durch die Kollegen der zuständigen Fachreferate wurde das Bewertungsverzeichnis an die simulierte Behörde zurückgesandt. Anhand dieses Verzeichnisses können im Vorgangsbearbeitungssystem die zur Aussonderung vorgesehenen digitalen Akten erkannt und in einer Aussonderungs-datei zusammengestellt werden.Im weiteren Archivierungsprozess wurden nach einer Eingangsprüfung die Rohdatenbeschreibung (Ausgangsdaten) in eine standardkonforme Struktur überführt, technische Informationen, die für eine dauerhafte Sicherung der Daten erforderlich sind, automatisiert ergänzt. Nach einer Qualitätssicherung der aufbereiteten Daten wurden die Daten in logische Archivierungseinheiten strukturiert, mit einem eindeutigen Identifikator versehen und dem Langzeitspeicher (Archivierungslösung) übergeben. Zur Benutzung und Verwaltung der archivierten Akten wurden ausgewählte Informationen in einer Oracle-Datenbank erfasst.

Archivierte Akten

Der Archivierungsprozess war damit abgeschlossen, ein Report informiert den Verantwortlichen über den Verlauf des Archivierungsprozesses. Die Daten standen für den Zugriff und die Administration über eine webbasierte Oberfläche zur Verfügung. Besonderer Wert wurde bei der Implementierung auf die Automatisierung der Geschäftsprozesse und Nutzung offener, dokumentierter Standards gelegt, weil damit eine hohe Qualitätssicherung des Archivierungs-prozesses gewährleistet werden konnte. Ohne Wartezeiten während der Prozesse konnte ein Durchlauf in etwa 30 Minuten effektiv abgeschlossen werden. Die Lösungen für die Automatisierung der Geschäftsprozesse und Archivierung sind einfach für weitere Datentypen anwendbar.