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EAD - Encoded Archival Description

EAD ist ein technischer Standard zur Kodierung von Findbüchern für den Austausch und zur Veröffentlichung in Online-Umgebungen, beispielsweise in Portalen. Er bildet die idealtypische Struktur von Findbüchern als vollständige Dokumente in einer XML-Datei, d.h. in maschinenlesbarer Form, ab. EAD-Findbücher können bis zu zehn Gliederungsstufen umfassen. Sie enthalten alle Elemente der Titelseite und der Einleitung, den Index und ergänzende Zusatzinformationen, etwa zur Bearbeitungsdokumentation und Erläuterung von Bewertungsentscheidungen. Online-Findbücher in EAD oder in kompatiblen Formen (etwa MidosaXML) können gleichzeitig vier verschiedene Recherchestrategien anbieten:

  • die Navigation innerhalb der Struktur,
  • das Blättern wie in einem e-book,
  • die Volltextsuche nach beliebigen Begriffen oder
  • die Suche mit Hilfe eines bei der Erschließung angelegten Index.

EAD wird vom Technical Subcommittee on EAD der Society of American Archivists (SAA) als Standardisierungsgremium betreut und weiterentwickelt. Die aktuelle Version ist EAD 2002. Derzeit wird EAD 2002 überarbeitet und eine neue Version, EAD3, entwickelt. Die Veröffentlichung ist für 2014 geplant. EAD ist mit Hilfe von cross walks im Anhang der Application Guidelines kompatibel zu anderen Standards wie:

Im November 2003 hat das Bundesarchiv sich für die eigene Arbeit und die Nutzung von EAD für die Produktion international kompatibler Online-Findbücher eine EAD-Strategie gegeben. Sie ist inzwischen in die Digitalisierungsstrategie des Bundesarchivs aus dem Jahr 2011 integriert. Es werden zwei Methoden zur Erstellung von Online-Findbüchern werden im Bundesarchiv eingesetzt: Online-Generierung mit MidosaXML oder Export aus der Basys-Datenbank mit Basys-Fox. Online-Findbücher aus MidosaXML wurden seit April 2005 mit der Suchmaschine MidosaSearch bzw. seit 2008 in ARGUS übergreifend durchsuchbar angeboten.

Im Rahmen des Projektes <daofind+> zum Ausbau des Portals SED- und FDGB-Archivgut wurde ein EAD-Profil des Bundesarchivs entwickelt, das im MEX-Editor eingesetzt wird und mit dem sowohl neue EAD-Dateien erstellt als auch Exporte aus MidosaXML und der Oracle-Datenbank BASYS bearbeitet werden können.

Als eine Basisanleitung für die Nutzung von EAD wurde von Michael Fox im Jahr 2002 das EAD Cookbook (auch in deutscher Übersetzung) geschrieben. Es beschreibt die einzelnen Schritte zur Erstellung eines EAD-Findbuchs. Das Cookbook enthält, neben der Beschreibung, das EAD 2002 Schema als DTD und verschiedene Stylesheets zur Konvertierung des EAD-Findbuchs von XML nach HTML für die Präsentation in einem Webbrowser. 

Eines der ersten großen übergreifenden internationalen Rechercheportale für verschiedene teilnehmende Institutionen, ArchiveGrid wurde von der Research Libraries Group (RLG) ins Leben gerufen, die in die Online Computer Library (OCLC) übergegangen ist. In ArchiveGrid kann zurzeit in mehr als 2 Millionen Verzeichnungseinheiten archivischer Bestände aus  Archiven, Bibliothek und Museen weltweit recherchiert werden. Für die Erstellung von EAD-Findbüchern für ArchiveGrid wurden Best Practice Guidelines (auch in deutscher Übersetzung) erarbeitet. 

Auf europäischer Ebene veröffentlicht das Archivportal Europa seit 2012 archivische Erschließungsinformationen im EAD-Format. Für das Archivportal Europa wurde ein eigenes EAD-Profil, apeEAD, definiert. Die Dokumenation zu apeEAD wurde in englischer Sprache veröffentlicht. Zur Konvertierung von EAD-Findbüchern aus den unterschiedlichen Archiven, zum Beispiel mit einen Datenbankexport erstellte EAD-Findbücher, bietet das Archivportal Europa kostenfreie Werkzeuge mit deutscher Bedienungsoberfläche und Handbüchern an.

Die Veröffentlichung des nationalen Archivportals D im Rahmen der Deutschen Digitalen Bibliothek ist im Herbst 2014 geplant. Für die Lieferung von Findbüchern an das Archivportal D wurde das EAD-Profil EAD(DDB) definiert. Die Veröffentlichung von Werkzeugen zur Anpassung der eigenen EAD-Findbücher an EAD(DDB) ist geplant.

 

Handbücher und Dokumentationen zu EAD und zu EAD-Profilen

EAD 2002

EAD Tag Library (deutsch) (pdf, ~773.59KB)
Deutsche Übersetzung der EAD Tag Library mit detaillierter Erläuterung der Elemente und Attribute.
EAD Kochbuch (pdf, ~185.32KB)
Deutsche Übersetzung des EAD Cookbuch von Michael Fox (Stand: September 2003)

EAD3

EAD für ArchiveGrid

RLG Best Practice Regeln für Encoded Archival Description (pdf, ~156.92KB)
Deutsche Übersetzung des Handbuchs zur Anpassung von EAD für die Veröffentlichung in ArchiveGrid (Stand: Juli 2003)

EAD-Profil für das Portal SED- und FDGB-Archivgut

EAD-Profil Findbuch für das Portal SED- und FDGB-Archivgut, Anwenderleitfaden (pdf, ~1.36MB)
Anwenderleitfaden mit Beschreibung aller Elemente und Attribute des Profils, Kodierungsbeispielen sowie Screenshots der späteren Darstellung im Onlinefindbuch für das Portal SED- und FDGB-Archivgut (Stand: Mai 2009)
EAD-Profil Findbuch für das Portal SED- und FDGB-Archivgut, April 2009 (pdf, ~348.11KB)
Übersichtstabelle mit allen Elementen und Attributen des Profils sowie Beschriftungen, Tooltipps und einzelnen Konfigurationen in MIDEX (Stand: April 2009)
EAD profile finding aid (Portal SED- und FDGB-Archivgut) (english) (pdf, ~402.31KB)
Schedular overview of elements and attributes of the profile as well as labelling, tooltips and certain configurations in MIDEX (Stand: April 2009)

EAD-Profil für das Archivportal Europa

EAD-Profil für das Archivportal D

Konvertierung von Tabellen nach EAD - Excel zu XML

Einige Archive und Institutionen mit Sammlungen verzeichnen ihre Bestände in Tabellen, oft mit Hilfe von MS Excel oder OO CALC. Mit wenigen Klicks lassen sich Tabellen in XML-Dateien, auch nach EAD kodiert, umwandeln.

In der internationalen EAD-Mailingliste wird das Thema regelmäßig diskutiert und individuelle Lösungen werden ausgetauscht. Bisher gibt es zwar noch keine deutschsprachige Anleitung zur Umwandung von Tabellen nach EAD. Die folgenden Links enthalten jedoch englischsprachige Beschreibungen der Arbeitsschritte zur Orientierung.

 

Vorträge und Präsentationen zu EAD 2002, EAD-Profilen und Anwendungen

Erläuterung von EAD im Zusammenhang des Projektes (ppt, ~1.73MB)
Vortrag von Andreas Imhofer: "Die Nutzung internationaler Standards in MEX" (April 2008)
Konversion lokaler Datenformate in das EAD-Zielformat (ppt, ~1.55MB)
Vortrag von Kerstin Arnold: "Die Nutzung von MIDEX zur Konvertierung heterogener Ausgangsdaten in ein gemeinsames Zielformat" (April 2008)