Das Bundesarchiv

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Das Digitale Archiv des Bundesarchivs

Einführung

Der Wandel im IT-Bereich ist in den letzten zwei Jahrzehnten immer rasanter fortgeschritten. Dieser Prozess ging auch an den Bundesbehörden nicht spurlos vorüber. Seit den 1970er Jahren findet dort die Umstellung von der papiergebundenen Verwaltung hin zur ausschließlichen Arbeit mit PC und Maus statt. Der zunehmende Einsatz von elektronischen Akten, Datenbanken und anderen IT-Anwendungen führt zu steigenden Datenmengen, die – mindestens für einen bestimmten Zeitraum – als Archivgut des Bundes jedoch dauerhaft aufbewahrt und benutzbar sein müssen. Dabei ist es keine leichte Aufgabe sicherzustellen, dass ein Brief, der im Jahr 2011 mit einem Office-Programm erstellt wurde, auch in fünfzig Jahren noch gelesen werden kann.

Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen, hat das Bundesarchiv das Digitale Archiv aufgebaut. Es ermöglicht die Aufbewahrung und Benutzung archivwürdiger elektronischer Unterlagen auf unbegrenzte Zeit.

Technische Infrastruktur

Ausgangspunkt für den Betrieb des Digitalen Archivs ist der Speicher. Das Bundesarchiv verwendet ein Speichersystem, das auf der Kombination von Festplatten und Magnetbändern basiert. Die Magnetbänder verfügen über einen Schreibschutz. Es ist also nicht möglich, die darauf abgelegten Informationen zu verändern oder zu löschen. Ein Sicherungskonzept verhindert, dass Daten aufgrund von veralteter Technik oder Stromausfällen verloren gehen.

Der Gesamtprozess von der abgebenden Behörde bis in den Speicher orientiert sich strikt an dem Standard DIN ISO 14721:2003 (Open Archival Information System – OAIS). Technisch nutzt der Prozess zwei Komponenten: eine Workflowkomponente für die weitgehend automatisierte Eingangsbearbeitung (Standardarchivierungsmodul – SAM) und eine Archivierungskomponente für die revisionssichere, d.h. für die recherchierbare, nachvollziehbare, unveränderbare und verfälschungssichere  Speicherung der Informationen des elektronischen Archivguts.

Das Aussonderungsverfahren bei E-Akten und Dateiablagen ist im Einzelnen in der Broschüre „Das Digitale Archiv des Bundesarchivs“ und dem Behördenleitfaden beschrieben (siehe Downloads am Ende des Textes).


Hilfsmittel zur Archivierung

 Bei der Archivierung digitaler Daten auf dem Speichersystem nutzt das Bundesarchiv verschiedene Instrumente zur Übernahme der Dateien aus den Behörden, ihrer Bearbeitung, Aufbewahrung und Recherche.

Als Basis hierfür dient das Metadatenschema des Bundesarchivs XBARCH, das zu jedem Archivobjekt administrative, inhaltliche, technische und strukturelle Informationen erfasst. Die Metadaten einer E-Akte enthalten beispielsweise den Namen der abgebenden Behörde, den Namen und die Größe der Datei sowie die Laufzeit. Metadaten dienen der Verzeichnung, der Recherche und dem Zugriff auf digitale Unterlagen.

Archivierungsformate

Die große Anzahl unterschiedlicher Dateiformate stellt eine der Hauptschwierigkeiten bei der Archivierung digitaler Daten dar. Die Aufbewahrung aller Dateien in ihrem jeweiligen Format ist nicht möglich, weil man für jedes Format eine Software zum Lesen bereitstellen und sowohl die Formate als auch die Software regelmäßig aktualisieren müsste. Ziel ist es deswegen, nur sehr wenige Dateiformate zu archivieren und nur solche zu verwenden, die mehrere Jahrzehnte stabil bleiben. An erster Stelle steht hierbei PDF/A, mit dem vor allem Dateien aus Office-Anwendungen gesichert werden. Für die Sicherung von Bildern steht TIFF, für Datenbankinhalte CSV und XML sowie für alle Metadaten XML zur Verfügung. Während der Eingangsbearbeitung (Ingest) im Digitalen Archiv werden die Ausgangsdateien, sofern sie in einem nicht-archivfähigen Format vorliegen, über eine Konvertierungsplattform automatisch nach PDF/A konvertiert. Sollte dies aus unterschiedlichsten Gründen nicht möglich sein, wird das Originalformat so lange erhalten bis im Rahmen des Digital Preservation Planning Prozesses eine Überführung in die Standardarchivierungsformate möglich ist.


Ansprechpartner

Rainer Jacobs

Joachim Rausch

Heike Simon

E-Mail: digitalesarchiv@bundesarchiv.de


Kerstin Schenke

E-Mail: eakten@bundesarchiv.de


Materialien zum Herunterladen


Broschüre Das Digitale Archiv des Bundesarchivs, Stand Aug. 2011(pdf, ~264.96KB)
Leitfaden Aussonderung digitaler Unterlagen und deren Archivierung im Bundesarchiv, Aug. 2010(pdf, ~591.09KB)
XBArch Version 1.4.4, Stand November 2015(pdf, ~429.31KB)
Datenschema zur Archivierung
Das Digitales Archiv des Bundesarchivs - Ein aktueller Überblick(pdf, ~83.34KB)
Artikel aus den Mitteilungen aus dem Bundesarchiv, Heft 1/2012