Das Bundesarchiv

Die organisatorische Erweiterung des Referates DDR 1 zum Januar 2002 wurde als eine Chance gesehen, einen der wichtigsten Bestände der Abteilung, den Ministerrat der DDR (DC 20), als Erschließungsprojekt in den Fokus zu rücken. In den nachfolgenden Jahren arbeitete ein Team bestehend aus zwei Sachbearbeitern und zwei Bürosachbearbeiterinnen unter Leitung der Referatsleiterin mit unterschiedlichen Arbeitszeitanteilen an diesem Bestand. Sowohl Referendare, Archivinspektorenanwärter als auch Auszubildende und Praktikanten wurden in die Verzeichnungsarbeiten einbezogen. Über Arbeitsergebnisse wurde bereits in den "Mitteilungen aus dem Bundesarchiv" berichtet.

Bestand Ministerrat der DDR (DC 20)

Quelle: Bundesarchiv

Zur Ausgangslage zählten ca. 1.140 laufende Meter (lfm.) Akten, die zwar nahezu vollständig benutzbar, aber inhaltlich oft in unzureichender Weise und ausschließlich mittels unterschiedlichster konservativer Findmittel zugänglich waren. Für alle Unterlagen stand die Aufnahme in das Archivverwaltungssystem BASYS noch aus. In einer im Mai 2002 vorgelegten Erschließungskonzeption musste festgestellt werden, dass mehr als die Hälfte des Bestandes in klassischen manuellen Verzeichnungsschritten zu bearbeiten sein wird.

In den vergangenen Jahren sind ca. 75 Prozent der Findmittel neu bearbeitet und online zur Verfügung gestellt worden. Derzeit stehen vierzehn Online-Findbücher, in denen insgesamt 30.186 Datensätze erfasst sind, zur Verfügung.

Es sind dies:

• Sitzungen des Plenums des Ministerrates (MR) 1949-1990 (DC 20 - I/3)
• Sitzungen des Präsidiums des Ministerrates 1952-1989 (DC 20 - I/4)
• Informationen an die Mitglieder des Ministerrates 1961-1990
• Teil 1: Ministerrat 1949 bis November 1989.- Ministerpräsident/Vorsitzende des MR (gedruckt erschienen als Publikationsfindbuch Nr. 106)
• Teil 2: Ministerrat 1949 bis November 1989.- Stellvertreter des Vorsitzenden des MR einschließlich der Ersten Vorsitzenden
• Teil 3 Ministerrat 1949 bis November 1989.- Bereiche, die dem Vorsitzenden bzw. seinen Stellvertretern direkt unterstellt waren
  • Protokollabteilung
  • Anleitung der örtlichen Räte
  • Staatssekretär für die "Koordinierung der Arbeit nach Westberlin"
  • Staatssekretär für Staats- und Wirtschaftsrecht
  • Staatssekretär für Organisation und Inspektion
• Teil 4: Ministerrat 1949 bis November 1989.- Regierungskanzlei (1949-1952)
• Teil 5: Ministerrat 1949 bis November 1989.- Büro des Präsidium des MR (1954-1962)
• Regierung Hans Modrow (November 1989 bis April 1990; gedruckt erschienen als Publikationsfindbuch Nr. 115, Teil 1)
• Regierung Lothar de Maizière (April bis Oktober 1990; gedruckt erschienen als Publikationsfindbuch Nr. 115, Teil 2)

Zusätzlich sind Akten verschiedener noch erheblich unvollständiger Klassifikationen über Ausdrucke im Lesesaal Berlin-Lichterfelde zugänglich. Insgesamt kassiert wurden bisher 145 lfm. Schriftgut. Das Erschließungsergebnis umfasst zum jetzigen Zeitpunkt ca. 805 lfm. Unterlagen in neu bearbeiteten Findmitteln.

Bei der Analyse der Ausgangslage wurden Findmittel benannt, deren Überarbeitung sich auf redaktionelle Kürzungen und Vereinheitlichungen beschränken konnten. Sie lagen überwiegend in Karteiform vor und wurden 2002 für die Erfassung in der Datenbank durch Schreibkräfte vorgeschlagen, was wegen der Ausführung anderer Aufgaben nur in sehr begrenztem Maße zustande kam. Als 2004 die ersten Verträge des Bundesarchivs mit Fremdfirmen für die Retrokonversion abgeschlossen wurden, fand der Bestand DC 20 nicht unmittelbar Berücksichtigung.

Im Interesse der Abteilung lag es gleichwohl, die Sitzungsunterlagen des Plenums und des Präsidiums des Ministerrates schnellstmöglich online präsentieren zu können, da durch die rechtliche Verbindlichkeit der von der Regierung der DDR gefassten Beschlüsse grundlegende Informationen zu einer Vielzahl von Themen zu Politik und Gesellschaft der DDR geboten werden kann.

Die in Benutzung stehenden Karteien der betreffenden Überlieferungsteile DC 20 I/3 und I/4 (Sitzungsunterlagen von Plenum und Präsidium) hatten sich allerdings als unbrauchbar für die digitale Umsetzung erwiesen. An ihrer Stelle wurden durch das Fachreferat für ca. 10.000 Akteneinheiten (ca. 290 lfm.) die Inhaltsverzeichnisse kopiert. In den Kopien erfolgte die Kennzeichnung von Serien- und Bandfolgenzuordnung sowie die Streichung von inhaltlichen Dopplungen. Diese Kopien waren dann die Grundlage der Retrokonversion im Jahre 2006. Im gleichen Jahr konnten mit der Online-Stellung der Sitzungsunterlagen wesentliche Quellen von herausragender Bedeutung zur Erforschung der DDR-Geschichte in neu recherchierbarer Form zugänglich gemacht werden, die dem Benutzer häufig weiterzuverfolgende Hierarchie- und Handlungsstränge aufzeigen.

In den folgenden Jahren sind weitere Findmittel zu ca. 95 lfm. Unterlagen retrokonvertiert worden, was angesichts anderer Großbestände eher geringfügig wirkt, wobei aber zu beachten ist, dass jeweils Findmittel ausgewählt wurden, die eine besonders große Informationsdichte aufwiesen, wie es auch schon bei den Sitzungen des Ministerrates der Fall war. Die einzelnen Datensätze weisen einen durchschnittlichen Umfang von 1.300 Zeichen auf. Die wesentlichen inhaltlichen Aussagen sind dabei in der Bezeichnung der Beschlüsse zu suchen, welche im Enthält-Vermerk aufgezählt werden.

Ein anderes Beispiel für Informationsdichte zeigt sich in Teil 3 bei den Unterlagen des Staatssekretärs für Organisation und Inspektion des MR. Die Fülle von einzelnen Kontrollberichten je Akten-/Lagerungseinheit lässt sich zutreffend nur mittels Vorgangsverzeichnung beschreiben, was zu 25 bis 30 Datensätzen je Einheit führt.

Etwa 8.000 Datensätze beschreiben die Akten der genannten 95 lfm. Der überwiegende Anteil speiste sich aus Abgabelisten, die die Sachtitel der oben genannten Kontrollberichte beinhalteten. Verzeichnungsmethodisch waren hier klare Grenzen gesetzt. Der Titel des Einzelberichtes sollte nicht so verkürzt werden, das der Anschein erweckt wird, es handele sich um eine Sachakte. Auch bot nur die wörtliche Erfassung des Berichtstitels die Möglichkeit, Doppelstücke zu identifizieren und zu kassieren. Die Beauftragung von Archivfachpersonal mit solchen Erfassungsaufgaben sollte in jedem Fall mit Bewertungsarbeiten und Indizierung verbunden werden. Dies ergibt sich aus Festlegungen der Tätigkeitsbewertungen für Angestellte, ist aber auch aus arbeitspsychologischer Sicht sinnvoll.

In mehrfacher Hinsicht wird an dieser Stelle offenkundig, wie mit Hilfe der Retrokonversion auf besonders rationelle Weise ein großer Fortschritt bei der Erschließung erreicht werden kann; der im Falle von DC 20 allerdings nicht mit dem Aktenumfang beeindruckt, sondern eher an der Anzahl der Datensätze zu messen ist. Neben den inhaltlichen Voraussetzungen, die die zur Retrokonversion vorgeschlagenen Findmittel aufweisen sollten, sind deshalb auch formale Festlegungen, wie zum Beispiel die Erschließungsdichte bei der Auswahl zu berücksichtigen.

Das Erschließungsprojekt DC 20 befindet sich mittlerweile auf der Zielgeraden, noch ca. 180 lfm. Akten sind zu bearbeiten. Die Möglichkeiten, Findmittel des Bestandes zu retrokonvertieren, werden als ausgeschöpft eingeschätzt. Die ausstehenden Akten sind ausnahmslos über Findkarteien oder Verzeichnisse zugänglich, die gravierende inhaltliche und formale Mängel aufweisen. Die Korrektur solcher Datensätze in BASYS würde mehr Aufwand erfordern als die Neuerfassung durch Archivfachpersonal. Die Bewertung und Erschließung, insbesondere die Neusignierung und Korrektur der Aktenbildung, wird in diesen Fällen mit der Erfassung in der Datenbank sinnvoll verbunden.

                                                                                                                   Evelyn Grünspek