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Mitten im Wandel

Kolloquiumswoche des Bundesarchivs vom 24. bis zum 27. November 2014 rund um die Themen "Born digital - Made digital - Access digital"

Dr. Michael Hollmann, Präsident des Bundesarchivs, bei der Eröffnung der Konferenzwoche am 24.11.2014

Dr. Michael Hollmann, Präsident des Bundesarchivs, bei der Eröffnung der Konferenzwoche am 24.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

In mehreren öffentlichen Veranstaltungen in Koblenz widmete sich das Bundesarchiv vom 24. bis zum 27. November 2014 der Rolle von Archiven in der digitalen Welt. Über 180 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus dem In- und Ausland haben sich im Lauf der vier Tage intensiv über erste Erfahrungen und offene Fragen insbesondere aus dem Bereich der Digitalisierung von Archivgut und der Übernahme und Langzeitsicherung genuin digitaler Unterlagen ausgetauscht. Diskutiert wurden auch geeignete Wege der Präsentation und Verankerung von digitalen Unterlagen im Internet - auf den Seiten der Archive und in übergreifenden Portalen.

Nachfolgend finden Sie zusammenfassende Berichte zu Inhalten und Ergebnissen der einzelnen Konferenzen. Detaillierte Ablaufpläne aller Veranstaltungen sind als Downloads am Ende dieser Seite abrufbar. Dort finden Sie auch einen Link zu den Präsentationen der Referentinnen und Referenten.


Donnerstag, 27.11.: Born digital - From Ingest to Access

Zum Abschluss der Kolloquiumswoche standen die genuin elektronischen Unterlagen im Mittelpunkt eines internationalen Workshops. Die so genannten born digitals stellen die Archive aufgrund ihrer Heterogenität und der oftmals lediglich rudimentären Strukturierung vor besondere Herausforderungen. Diese erstrecken sich auf alle Phasen der archivischen Arbeit – von der Bewertung und Übernahme über die Bestandserhaltung bis hin zur Nutzung.


Referenten aus Österreich und der Schweiz: Hannes Kulovits (li.) und Dr. Krystyna Ohnesorge, 27.11.2014

Referenten aus Österreich und der Schweiz: Hannes Kulovits (li.) und Dr. Krystyna Ohnesorge, 27.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Die erste Sektion befasste sich mit der Übernahme der born digitals in das elektronische Endarchiv, dem sogenannten Ingest. Deutlich wurde, dass die einzelnen Nationalarchive über verschieden stark ausgeprägte Möglichkeiten der Einflussnahme auf die Schriftgutverwaltung der abgebenden Stellen verfügen. Dort, wo die Archive den Behörden die Formate der elektronischen Unterlagen weitgehend vorschreiben können, reduzieren sich die Probleme beim Ingest. Deutlich wurde zudem, dass in Europa erhebliche Unterschiede beim Verbreitungsgrad elektronischer Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen in der Verwaltung bestehen. Elektronische Recordsmanagementsysteme (eRMS) können Ordnung in digitale Dokumente bringen und den Archiven die Arbeit bei der Übernahme erleichtern. Allerdings wäre auch mit einer flächendeckenden Einführung von eRMS das Problem unstrukturierter Datenübernahmen nicht gänzlich gelöst: Ein Großteil geschäftsrelevanter Informationen entsteht im digitalen Zeitalter auf Ebenen, die sich einer Veraktung gänzlich entziehen. Ein Beispiel sind Online-Portale der Verwaltungen und Regierungen, die sich unmittelbar an die Bevölkerung wenden, ohne dass ihre Inhalte Eingang in eine Akte finden würden.

Als Kernpunkte für eine effiziente und effektive archivische Arbeit im Bereich der genuin elektronischen Unterlagen wurden die strikte Bewertung sowie die intensive Zusammenarbeit zwischen Archiv und abgebender Stelle identifiziert.


Gespräche in der Kaffeepause am 27.11.2014

Gespräche in der Kaffeepause am 27.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Die zweite Sektion informierte über verschiedene Möglichkeiten der Nutzung genuin elektronischer Unterlagen. Anhand des schweizerischen Open Government Data-Portals wurde diskutiert, welche Möglichkeiten sich den Archiven bieten, im Rahmen des e-Governments neue Aufgabenfelder zu erschließen und so die Wahrnehmung in der Öffentlichkeit zu verbessern. Herausforderungen entstehen besonders durch die Verwaltung verteilter, jedoch aufeinander bezogener Daten im Rahmen des semantic web und die sichere Zuordnung von Primär- und Metadaten.

Wie der Zugriff auf elektronische Akten über das Internet funktionieren kann, illustrierte das polnische Beispiel eines zentralen Speichers für genuin elektronische Unterlagen, die über ganz Polen verteilt entstehen. Während auf dem Podium und im Plenum Einigkeit bestand, dass personenbezogene Daten und andere besonders sensible Unterlagen auch im digitalen Zeitalter vor einem unberechtigten Zugriff geschützt werden müssen, gingen die Positionen auseinander, ob ein Zugang zu genuin elektronischen Unterlagen überhaupt online gewährt werden dürfte. Eine Alternative, die allerdings angesichts der heutigen Benutzerbedürfnisse anachronistisch erscheint, wäre, den Zugang nur im geschützten Bereich des Archiv-Lesesaals zu ermöglichen.


Referenten von der Universität Freiburg und aus den Niederlanden: Isgandar Valizada (li.) und Jacqueline Slats, 27.11.2014

Referenten von der Universität Freiburg und aus den Niederlanden: Isgandar Valizada (li.) und Jacqueline Slats, 27.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Die abschließende Sektion eröffnete eine Diskussion über verschiedene Bestandserhaltungsstrategien. Das Bundesarchiv setzt derzeit ausschließlich auf Migration und bedient sich für das Bestandserhaltungsmanagement eines Tools, das eigens dafür entwickelt wurde. Die Niederlande verwendet hingegen das offene Preservation Planning-Tool Plato. Im niederländischen Nationalarchiv werden Migration und Emulation zudem als komplementäre und nicht als alternative Bestandserhaltungsstrategien betrachtet. Beide Strategien eröffnen unterschiedliche Sichten auf Archivgut. So erlaubt es die Migration, den Informationswert eines Großteils der Archivalien zu erhalten und künftigen NutzerInnen leicht zugänglich zu machen. Das "Look and Feel" vergangener Zeiten unvermindert bewahren, kann hingegen nur die Emulation – die jedoch hohe Anforderungen an die IT-Kompetenz der Archivkunden stellt. Für bestimmte Objektarten erscheint die Emulation allerdings als der einzige sinnvolle Weg der Archivierung, so etwa für Multimediaanwendungen.

Wie die Effektivität und Effizienz der Emulation verbessert werden können, zeigte die eScience-Group der Universität Freiburg auf. Um den Zugang zu komplexen digitalen Objekten zu erleichtern, wurde ein Framework entwickelt, das Emulation als webbasierten Service ermöglicht. Das Framework integriert verschiedene Emulatoren in einer einheitlichen Anwendung, deren User-Interface die technische Komplexität für den Nutzer verbirgt. Nutzerzentrierte Workflows und Tools erlauben es, die Emulationsstrategie in den Archive vergleichsweise ressourcenschonend einzusetzen.


Mittwoch, 26.11.: Made digital - Wege und Ziele

In der Hauptkonferenz "Made digital" am Mittwoch wurden aktuelle Strategien, Techniken und Prioritäten der Digitalisierung archivischer Unterlagen zur Diskussion gestellt. Dr. Michael Hollmann, Präsident des Bundesarchivs, unterstrich in seiner Einführung, dass Archive marginalisiert würden, wenn sie sich der Digitalisierung zumindest ausgewählter Bestände verschlössen. Er benannte drei wesentliche positive Folgen der Digitalisierung von Archivgut: Eine Verbesserung des Zugangs zu Archivgut nach erfolgter Online-Stellung, eine Verbesserung der Wertigkeit von Reproduktionen sowie ein Beitrag zur Sicherung des Inhalts gefährderter Originalunterlagen.


Jonas Palm (li.), Referent aus Schweden, und Dr. Sebastian Barteleit, Moderator der ersten Sektion am 26.11.2014

Jonas Palm (li.), Referent aus Schweden, und Dr. Sebastian Barteleit, Moderator der ersten Sektion am 26.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

In der ersten Sektion des Tages stellten das Bundesarchiv und das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen zunächst grundlegende Überlegungen an: Warum digitalisieren Archive überhaupt? Was wird digitalisiert und wie wird digitalisiert? Auf diesen Einstieg folgten ein Vortrag über die Fördermöglichkeiten für archivische Erschließungs- und Digitalisierungsprojekte durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) sowie ein beeindruckender Erfahrungsbericht aus Schweden, wo das Nationalarchiv seit mehreren Jahren Massendigitalisierungen durchführt - 60.000 Aufnahmen pro Tag, darunter auch solche für externe Kunden. Dass sich Digitalisierung und Online-Präsentation von Archivgut schon aufgrund der Erwartungen von Benutzern und Politik als eine weitere Kernaufgaben der Archive etabliert haben, wurde nicht mehr in Frage gestellt. Bei der Entscheidung über Priorisierungen werden bestenfalls Leitfragen - z.B. Benutzungshäufigkeit, konservatorischer Zustand, freie Zugänglichkeit -, nicht aber allgemeingültige Kataloge herangezogen werden können. Zur Ausgangsbasis (Mikrofilm oder Original?) und Formaten kritallisieren sich Tendenzen heraus, die immer wieder kritisch zu prüfen sein werden.


Referentinnen und Referenten der zweiten Sektion am 26.11.2014 vor gut gefülltem Plenum

Referentinnen und Referenten der zweiten Sektion am 26.11.2014 vor gut gefülltem Plenum

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

In der zweiten Sektion wurden Erfahrungen aus konkreten Digitalisierungsprojekten ausgetauscht, die teilweise im Rahmen des DFG-Projekts "Produktivpilot Digitalisierung archivalischer Quellen" gemacht wurden. Zunächst wurde der Wert inbesondere von technischen und administrativen Metadaten im Prozess der Erstellung und Langzeitsicherung von Digitalisaten vor Augen geführt. Der zweite Beitrag widmete sich dem Qualitätsmanagement in Digitalisierungsvorhaben, die in Deutschland überwiegend außerhalb der Archive ausgeführt werden. Die Referenten zeigten mögliche Fehlerkategorien auf und gaben Hinweise, wie den jeweiligen Fehlern unter Abwägung der Ziele unter der zur Verfügung stehenden Ressourcen begegnet werden kann. Am Beispiel der Digitalisierung und Online-Präsentation der Hessischen Personenstandsnebenregister wurde sodann dargelegt, wie ein "Schutzfristen-Management" für den Umgang mit Unterlagen, die noch schützenswerte personenbezogene Informationen enthalten, aussehen kann. Der die Sektion abschließende Bericht über den Aufbau eines Workflows zur Verwaltung digitaler Reproduktionen gab einen Eindruck von dem Zusammenspiel zwischen einem Landesarchiv und einer Universität sowie einer dezentralen Scan-Infrastruktur und einem zentralen Serverbetrieb. In der Diskussion rückten vor allem die Fragen nach dem Nutzen des Hash-Werts und der langfristigen Finanzierung der Sicherung digitaler Objekte in den Mittelpunkt.


Referenten des Nachmittags am 26.11.2014: Dr. Joachim Köhler (li.) und Tobias Fräbel

Referenten des Nachmittags am 26.11.2014: Dr. Joachim Köhler (li.) und Tobias Fräbel

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Der Blick auf den Umgang mit audiovisueller Überlieferung eröffnete die dritte Sektion: Der Referent vom Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme erläuterte, welche Möglichkeiten Spracherkennungssysteme ("Audio-Mining") Archiven bieten können. Die hier präsentierte Anwendung ermöglicht u.a. die automatische Erkennung unterschiedlicher Redner sowie das Generieren von Schlagwortlisten, Timecodes und Spurenmarken. Im anschließenden Vortrag wurden am Beispiel der Erfassung baden-württembergischer Kriegsgräberlisten Kriterien für erfolgreiches archivisches Crowdsourcing aufgezeigt und erläutert. In dem Projekt seien innerhalb von 8 Monaten von 13.000 Seiten bereits 8.700 Seiten transkribiert, überprüft und durchsuchbar gemacht worden. Die letzte Präsentation behandelte die Rechercheanwendung invenio des Bundesarchivs im Zusammenspiel mit den weiteren Komponenten des BASYS-Systems des Bundesarchivs vor. Diese bilden eine Gesamtanwendung, die die physische Magazinverwaltung, das digitale Magazin und Archiv, die Bestellung von Archivalien sowie die Präsentation von Erschließungsinformationen und Digitalisaten im Intranet und Internet auf bisher einzigartige Weise bündelt.

An der Konferenz nahmen über 120 interessierte Gäste aus dem In- und Ausland teil, die zum Abschluss des Tages zu einem Empfang des Bundesarchivs eingeladen waren.


Dienstag, 25.11.: Access digital - Nutzen und Vernetzen

Referenten des Vormittags am 25.11.2014: Martin Reisacher, Dr. Jakub Benes und Jane Stevenson (v.l.n.r.)

Referenten des Vormittags am 25.11.2014: Martin Reisacher, Dr. Jakub Benes und Jane Stevenson (v.l.n.r.)

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Unter dem Titel "Access digital" befasste sich die Veranstaltung am Dienstag vor allem mit der Nutzung und dem Nutzen der Präsentation archivischer Informationen online. Den Rahmen, wenn auch nicht den ausschließlichen Bezugspunkt, bildete dabei das Archivportal Europa, in dem in der Zwischenzeit Erschließungsinformationen aus mehr als 700 Institutionen aus 30 Ländern über einen gemeinsamen Zugang durchsuchbar gemacht werden.

In drei Themenblöcken wurden die Aspekte "Online präsentieren", "Online nutzen" und "Online vernetzen" durch Vorträge von Archivarinnen und Archivaren und von Vertretern verschiedener Nutzergruppen aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet. Den Auftakt bildeten Präsentationen des deutschen Archivportals (Archivportal-D) als Service der Deutschen Digitalen Bibliothek und des Bundesarchivs zur Bereitstellung seiner Daten in der eigenen Rechercheanwendung invenio sowie zu Konzepten der Bereitstellung für nationale und internationale Portalen. Überlegungen aus diesen beiden Vorträgen wurden dann in den allgemeinen Kontext der Aggregation, des Bündelns von Daten in einem Portalangebot, übertragen. Fragen nach der Schwerpunktsetzung bei der Präsentation archivischer Informationen im Rahmen eines Portals im Vergleich zur Präsentation auf der eigenen Webseite zeigten auf, dass bei Ersterer die Nutzerfreundlichkeit sowie die Erwartung der Nutzer an die Vollständigkeit der angebotenen Inhalte eine wesentlich größere Rolle spielen. Auch im vierten Vortrag des Vormittags wurde aus geschichtswissenschaftlicher Sicht betont, dass Onlinepräsentationen zwar eine neue Perspektive auf die wesentlichen Quellen und auch neue Kontexte dieser Quellen eröffnen, dass es aber im Rahmen von Portalen auch entscheidend ist, den Nutzern Werkzeuge zu bieten, mit denen sie in der möglichen Vielfalt an neuen Treffern ihren Weg finden.


Gespräche in der Kaffeepause, 25.11.2014

Gespräche in der Kaffeepause, 25.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Im zweiten Teil stand die Nutzung von Portalen und archivischer Information im Mittelpunkt. Aus Sicht der genealogischen Forschung sowie aus Sicht eines privaten Recherchedienstes für unterschiedliche Anwendungen von Archivgut, wurden zunächst die Fragen aufgeworfen, welche Erwartungen Nutzer insbesondere im Medium Internet haben, wie die Kommunikation zwischen Nutzern und Archivaren weiter verbessert werden kann und welche Möglichkeiten es geben könnte, Nutzer bei Aufgaben wie Indexierung oder Erschließung (z.B. bei Verortung von Fotografien) einzubeziehen. Zudem wurde der Aspekt der Transparenz unterstrichen, der sich nicht nur darauf bezieht, dass deutlich wird, was noch nicht online zur Verfügung steht, sondern auf den gesamten Benutzungsvorgang inklusive der Nachnutzungsrechte zum digitalisierten Material. Anschließend wurden Möglichkeiten und aktuelle Grenzen der Nutzung des Archivportals Europa im Geschichtsunterricht der Sekundarstufe II anhand verschiedener Referatsthemen untersucht. Den Abschluss bildeten zwei Vorträge zur mandatsgebundenen Archiverschließung, in dem dafür plädiert wurde, über ausführlichere Informationen zu den Archivinstitutionen eventuelle "Lücken" in den bereits im Internet bereitgestellten Daten aufzufangen, sowie zur Nutzerevaluation beim Archivportal Europa und der Einbindung ihrer Erkenntnisse in die Weiterentwicklung des Portals.


Referenten des Nachmittags am 25.11.2014: Kuldar Aas, Dr. Stefan Schmunk, Silke Jagodzinski (Moderation) und Tihomir Vrdoljak (v.l.n.r.)

Referenten des Nachmittags am 25.11.2014: Kuldar Aas, Dr. Stefan Schmunk, Silke Jagodzinski (Moderation) und Tihomir Vrdoljak (v.l.n.r.)

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

Die erste Präsentation des Nachmittags verdeutlichte, dass digitale Forscher nicht nur an, sondern vor allem mit den bereitgestellten Daten arbeiten und diese auch durch ihre Forschung ergänzen möchten. In diesem Zusammenhang gewinnen Aspekte der Vernetzung wie plattformunabhängige Maschinenlesbarkeit, die Verwendung von Standards, eine eindeutige, persistente Identifizierbarkeit von Objekten und die Anreicherung mit Normdaten an Bedeutung. Aufgegriffen wurden diese Punkte in unterschiedlicher Form in den beiden Folgevorträgen zum Thema Linked Open Data und den Überlegungen, die hierzu im Rahmen des Archivportals Europa bislang erarbeitet worden sind, sowie zu den Möglichkeiten neuer Zugänge zum Archivgut über Beschreibungen zu dessen Provenienzen. Die beiden nachfolgenden Präsentationen beschäftigten sich schließlich mit verschiedenen Aspekten der Mehrsprachigkeit. Zunächst wurde aus Sicht der Politikwissenschaft geschildert, dass es z.B. im Rahmen des Archivportals Europa auch um Begrifflichkeiten der archivischen Fachsprache geht, die Nutzern verständlich gemacht werden müssen. Im abschließenden Vortrag wurden die Herausforderungen durch Mehrsprachigkeit in Portalen aufgegriffen und am Beispiel des spartenübergreifenden, internationalen Portals Europeana erläutert.

Die Präsentationen werden auf der Seite www.archivgut-online.de zum Nachlesen zur Verfügung gestellt.


Montag, 24.11.: Persistente Identifikatoren für Archivgut

Referenten der Veranstaltung am 24.11.2014: Reinhard Altenhöner, Rainer Jacobs, Dr. Christian Keitel und Dr. Uwe Müller (v.l.n.r.)

Referenten der Veranstaltung am 24.11.2014: Reinhard Altenhöner, Rainer Jacobs, Dr. Christian Keitel und Dr. Uwe Müller (v.l.n.r.)

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

In der ersten Veranstaltung der Konferenzwoche wurde das Konzept zu dem spartenübergreifenden Persistent-Identifier-Dienst CHE (Cultural Heritage Entities) vorgestellt. Das Konzept wurde von einer Arbeitsgruppe aus Mitarbeitern der Deutschen Nationalbibliothek (DNB), des Landesarchivs Baden-Württemberg und des Bundesarchivs entwickelt. Die technische Umsetzung von CHE ist als URN-Namensraum vorgesehen.

Das Besondere an dem Dienst ist, dass er im Gegensatz zu den meisten anderen PI-Systemen nicht auf Dateien, sondern auf Webschaufenster zu Informationsobjekten verweist. Im archivischen Bereich sind dies in der Regel die Erschließungsdatensätze zu Verzeichnungseinheiten, aber auch zu Beständen, Klassifikationspunkten oder Serien. Durch einen zentralen Resolving-Mechanismus ermöglicht es CHE, diese archivischen Erschließungsobjekte zuverlässig und dauerhaft zu referenzieren, und zwar unabhängig von den vorhandenen physischen Ausprägungen, den so genannten Repräsentationen, deren Anzahl oder Beschaffenheit sich im Laufe der Zeit z. B. durch Mikroverfilmung, Digitalisierung oder Migrationen ändern kann. Diese Referenzierungen ermöglichen auch die zuverlässige Verlinkung in das eigene Angebot, etwa aus Portalen heraus. Darüber hinaus sind Persistente Identifikatoren aber die Voraussetzung dafür, dass Daten in Portalen zuverlässig aktualisiert werden können.


Fachlicher Austausch in einer Konferenzpause, 24.11.2014

Fachlicher Austausch in einer Konferenzpause, 24.11.2014

Quelle: Bundesarchiv / Corinna Zeitz

In den an die Vorträge anschließenden Diskussionen wurde deutlich wurde, dass CHE fachlich auf Zustimmung stößt und eine Lösungsmöglichkeit für Probleme darstellt, die zunehmend in den Vordergrund treten. Gleichzeitig wurde aber auch die Frage der praktischen Umsetzung in den Archiven thematisiert. Da die wenigsten Anbieter von Archivsoftware in ihren Produkten Funktionalitäten für PIs vorgesehen haben, wird es einiger Anstrengungen bedürfen, damit auch kleinere Archive von dem Angebot profitieren können.

Die Arbeitsgruppe würde sich freuen, wenn die Teilnehmer der Veranstaltung, aber auch alle anderen Interessierten ein Feedback zu dem Konzept geben würden. Die Rückmeldungen werden zunächst in einem Wiki (https://wiki.dnb.de/x/ShzoBQ) gesammelt und fließen dann in die weitere Ausarbeitung des Konzeptes ein.


CHE - Persistente Identifikatoren für Archivgut(pdf, ~156.68KB)
Programm der Informationsveranstaltung am Montag, 24. November 2014
Access digital: Nutzen und vernetzen(pdf, ~108.48KB)
Programm der Konferenz am Dienstag, 25. November 2014
Made digital: Wege und Ziele(pdf, ~105.92KB)
Programm des Fachkolloquiums am Mittwoch, 26. November 2014
Born digital: From Ingest to Access(pdf, ~105.61KB)
Programm des internationalen Workshops am Donnerstag, 27. November 2014