Das Bundesarchiv

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Informationsforum "Von allem etwas - Hybride Aktenführung in der Bundesverwaltung"

Das nächste Informationsforum widmete sich am 8. November 2016 im Bundesarchiv in Berlin und am 12. Januar 2017 in Koblenz in drei Sektionen der Vielfalt hybrider Formen von Aktenführung in der Bundesverwaltung.

v.l.n.r. Jeffrey Böhm,Maria von Loewenich, im Hintergrund Rainer Jacobs

v.l.n.r. Jeffrey Böhm,Maria von Loewenich, im Hintergrund Rainer Jacobs

In ihrem Einführungsvortrag lenkte Maria von Loewenich, Bundesarchiv, zunächst den Blick auf die Veränderung des Aktenbegriffs aus der Geschichte hin zur gegenwärtigen Vielfalt. Jeffrey Böhm illustrierte die geschilderte Entwicklung anhand der Sammlung der Organisationsunterlagen im Bundesarchiv, die 1965 zunächst als reine „Papiersammlung“ angelegt wurde und heute vor allem digital genutzt wird.


Dr. Lydia Tsintsifa, BMI

Dr. Lydia Tsintsifa, BMI

Dr. Lydia Tsintsifa, BMI, berichtete in ihrem Beitrag über den aktuellen Stand der Entwicklung des „Basisdienstes E-Akte“ als Standard auf dem Weg zur Realisierung der Vorgaben des E-Government-Gesetzes.


v.l.n.r. Wilhelm Thelen, BMG und Andrea Eisvogel, BMFSFJ

v.l.n.r. Wilhelm Thelen, BMG und Andrea Eisvogel, BMFSFJ

Am Nachmittag stellten drei Referenten die praktischen Lösungen aus ihren Arbeitsbereichen vor. Herr Blidschun, BMI, berichtete von der Vielfalt der Unterlagen, die bei der Begleitung von Untersuchungsausschüssen des Deutschen Bundestages relevant sind. Sebastian Kalich und Andrea Eisvogel thematisierten die Schnittstellen zwischen E-Akte und Papier im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Wilhelm Thelen stellte die Lösungen des Bundesministeriums für Gesundheit in diesem Bereich vor. Deutlich wurde in dieser Sektion, dass nicht nur der Aktenbegriff seine festen Konturen verliert. Ebenso vielfältig wie die zum Einsatz kommenden Medien sind die organisatorischen Lösungen, die bislang gefunden wurden, um dem jeweiligen Bedarf gerecht zu werden.


Podiumsgespräch, vl.n.r. Anette Meiburg, Lars Kostka, Rainer Jacobs, Knud Piening

Podiumsgespräch, vl.n.r. Anette Meiburg, Lars Kostka, Rainer Jacobs, Knud Piening

Auf dem Podium sprach Anette Meiburg mit Lars Kostka, Bundesministerium der Verteidigung, und Dr. Johannes von Boeselager bzw. Knud Piening, Auswärtiges Amt, über Aktenführung und Medien in Einrichtungen, die im internationalen oder supranationalen Kontext vernetzt sind. Rainer Jacobs ergänzte das Gespräch um die Konsequenzen für die Archivierung, die sich aus den praktischen Veränderungen und der Vielfalt der genutzten Unterlagen ergeben.

Deutlich wurde an diesem Tag, dass konsequente Aktenführung als Mittel zur Schaffung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns mehr denn je auf dem Prüfstand steht, je vielfältiger die eingesetzten Medien werden, aus denen (Teil-)Informationen punktaktuell abgerufen werden können.


Hausführung

Hausführung

Der Dank des Bundesarchivs gilt allen Referentinnen und Referenten, die wegen der Spiegelung der Veranstaltung zum Teil zweimal vorgetragen haben. Die Präsentationen stehen zum Download zur Verfügung.

Das nächste Informationsforum widmet sich dem Digitalen Zwischenarchiv des Bundes. Termin und Ort der Veranstaltung werden rechtzeitig bekannt gegeben.


Maria von Loewenich: Der sich verändernde Aktenbegriff(pdf, ~145.82KB)
Jeffrey Böhm: Die Sammlung der Organisationsunterlagen im Bundesarchiv(pdf, ~28.92KB)
Dr. Lydia Tsintsifa, BMI: E-Akte mit einem einheitlichen Basisdienst: Organisatorische Vorbereitung, Standardisierung(pdf, ~580.29KB)
Dr. Lydia Tsintsifa, BMI: Checkliste Einführung der E-Akte(pdf, ~456.24KB)
Dr. Lydia Tsintsifa, BMI: Checkliste Einführung der E-Akte_erweitert(pdf, ~521.75KB)
Jürgen Blidschun, BMI: Begleitung von Untersuchungsausschüssen durch das Bundesministerium des Innern(pdf, ~161.75KB)
Sebastian Kalich, Andrea Eisvogel, BMFSFJ: Hybride Aktenführung im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend(pdf, ~1.83MB)
Wilhelm Thelen, BMG: Hybride Aktenführung und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns – Theorie oder praktische Herausforderung?(pdf, ~1.08MB)