Das Bundesarchiv

Um das Verständnis der archivischen Fachsprache zu erleichtern, ist an dieser Stelle ein Glossar hinterlegt. Sollte einmal ein Begriff nicht oder unverständlich erklärt sein, schreiben Sie uns an.

Unter fachsprache-verstehen@bundesarchiv.de nehmen wir gern Ihre Anregungen entgegen.

Glossar

• Akte
  Als Akte bezeichnet man Dokumente, die erstens bei einer Geschäftstätigkeit (z. B. in einer Behörde) entstehen und zweitens aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden.
• Aktenplan
  Der Aktenplan ist ein nach Aufgaben hierarchisch gegliedertes Schema, nach dessen Vorgaben die Dokumente einer Verwaltung erfasst und nach logisch abgeleiteten oder sachbezogenen Kategorien zu Akten zusammengeführt und abgelegt werden.
• Amtsdrucksachen/ Amtliche Druckschriften
  Veröffentlichung von Gesetzen, Verordnungen, Mitteilungsblättern etc. (z. B. auch Bulletin der Bundesregierung) mit und ohne Verlag (sog. graue Literatur), die im Bundesarchiv als eigene Sammlung organisiert ist.
• Archivale/ Archivalien
  Ein Archivale ist die kleinste, einzeln verzeichnete Einheit des Archivguts.
• Archivgut
  Durch die Bewertung durch den Archivar/in werden Unterlagen von öffentlichen Stellen zu Archivgut und unterliegen damit besonderen rechtlichen Bedingungen vor allem im Hinblick auf ihre Aufbewahrung, aber auch auf den Zugang bzw. die Benutzung.
• Aufbewahrungsfristen
  Für den Zeitraum der Frist ist eine Behörde verpflichtet ihre Unterlagen aufzubewahren. Diese ist unterschiedlich und hängt von deren rechtlicher Qualität ab. Die Aufbewahrungsfrist darf nicht mit der Schutzfrist im Archiv verwechselt werden.
• Aussonderung
  Aussonderung meint das Anbieten und die Abgabe von Unterlagen durch eine Behörde nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen an das zuständige Archiv.
• Bestand
  Der Bestand ist ein zentrales Ordnungselement für Archivgut eines Archivs. Er umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut einer Behörde (so z. B. Bestand B 106 Bundesinnenministerium), einer natürlichen (Nachlass) oder juristischen Person oder einer thematischen Sammlung.
• Edition
  Eine Edition ist die Veröffentlichung von Quellen unter und mit fachwissenschaftlichen Gesichtspunkten und Erläuterungen. Dies geschieht in gedruckter und/ oder elektronischer Form.
• Erschließung/ erschließen
  Erschließung meint die Beschreibung und Ordnung des Archivguts einschließlich der Untersuchung der Strukturen und der Geschichte von Bestand und Behörde. Das Ergebnis wird in Findbüchern festgehalten.
• Findbuch
  Das Findbuch (auch Repertorium) ist die Darstellung des Archivguts in einem Bestand. Es enthält u. a. eine erläuternde Einleitung, vorangestellte Gliederung (ähnlich einem Inhaltsverzeichnis) und eine strukturierte Liste des beschriebenen Archivguts.
• Findmittel
  Als Findmittel werden alle Instrumente bezeichnet, die es ermöglichen, Informatinen über Inhalte von Beständen, Teilen von Beständen und Akten zu erhalten. Dazu zählen Findbücher, Karteien und Verzeichnisse, aber auch einfache Abgabelisten der Behörde, aus der das Archivgut stammt.
• Genealogie
  Genealogie ist die Familiengeschichtsforschung oder Ahnenkunde. Gegenstand der Genealogie ist die Erforschung der Abstammung von Menschen oder Menschengruppen, wie z. B. Familien.
• Konservierung/ konservatorisch
  Konservierung bezeichnet alle Maßnahmen zur physischen Erhaltung unbeschädigter oder Stabilisierung bereits beschädigter einzelner Stücke des Archivguts (z. B. Urkunden).
• Mikrofilme/ Mikroform (Mikroplanfilme und Mikrorollfilme)
  Mikroform ist der Oberbegriff für Abbildungen von gedruckten Unterlagen auf Filmmaterial in verkleinerter Form. Es sind der Mikroplanfilm (Mikrofiche) in Form einer Kleinkarte und der Mikrorollfilm (Mikrofilm) auf Spulen zu unterscheiden.
• Nachlass
  Ein Nachlass sind private, archivwürdige Unterlagen. Er gelangt als Archivgut durch Depositum, Schenkung oder Kauf ins Archiv und bildet dort zumeist einen eigenen Bestand.
• personenbezogene Unterlagen
  Personenbezogene Unterlagen sind ihrem Zweck (z. B. Personalakten) oder ihrem überwiegenden Inhalt nach auf natürliche Personen bezogen. Sie unterliegen besonderen Schutzfristen.
• Registratur
  Die Registratur hat die Aufgabe, das für den laufenden Geschäftsgang einer Verwaltung benötigte Schriftgut mit bestimmten organisatorischen Hilfsmitteln und bestimmten Kriterien zu erfassen, zu ordnen, zu überwachen und aufzubewahren. Sie ist dadurch das Zentrum der Schriftgutverwaltung.
• Restaurierung
  Restaurierung meint Wiederherstellung beschädigter Stücke mit Hilfe identischer oder ähnlicher Substanz. Bei Archivgut geschieht Restaurierung aus Gründen der Authentizität derart, dass der Eingriff erkennbar bleibt. Anders als bei Kunstwerken steht nicht der ästhetische Eindruck im Vordergrund.
• Sachakten
  Sachakten fassen Schriftstücke mit einem gemeinsamen Inhalt zusammen. Als bedeutende Untergruppe sind hier die Fallakten zu nennen, die etwa im Rahmen eines Gerichtsverfahren gebildet werden.
• Sammlung
  Eine Sammlung fasst Einzelstücke ohne Rücksicht auf den Entstehungszusammenhang nach einem speziellen Sammlungsinteresse zusammen.
• Schriftgutverwaltung
  Die Schriftgutverwaltung umfasst als Aufgabe innerhalb staatlicher oder sonstiger Stellen das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Dokumenten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu machen.
• Schutzfrist
  Archivgut unterliegt nach seiner Entstehung aufgrund von Regelungen der Archivgesetze einer Schutzfrist, in der es einer allgemeinen Benutzung nicht zugänglich ist. Diese Frist ist abhängig von der Begründung des Schutzes unterschiedlich lang.
• Signatur
  Die Signatur (auch Archivsignatur) kennzeichnet und identifiziert das einzelne Archivale im Archiv. Sie verknüpft das einzelne, verzeichnete Stück mit dem Findmittel.
• Vorgangsbearbeitungssystem
  Vorgangsbearbeitungssysteme sind IT-Systeme bzw. Softwarelösungen zur Bearbeitung von Vorgängen in der Verwaltung. Sie werden mit dem Ziel eingesetzt, Vorgänge vom Beginn der Bearbeitung bis zu ihrem Abschluss elektronisch bearbeiten und dokumentieren zu können.

Literatur:

• Eichhorn, Peter/ Friedrich, Peter/ Jann, Werner: Verwaltungslexikon, 3. Auflage, Baden-Baden 2002
• Hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung, Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, 2. Auflage, München 2000
• Online-Verwaltungslexikon, online im Internet, URL http://www.olev.de, übernommen am 20. Januar 2010
• Menne-Haritz, Angelika: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 20, Marburg 1992
• Papritz, Johannes: Archivwissenschaft, 2. Auflage, Marburg 1983
• Vismann, Cornelia: Akten, Medientechnik und Recht, Frankfurt am Main 2000