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Bundesministerium übermittelt Akten auch digital an das Bundesarchiv

BMFSFJ nutzt für E-Akten das Digitale Zwischenarchiv

16.08.2022

Öffentlichkeitsarbeit

Bundesarchiv Koblenz, Außenansicht, 2010

Das Bundesarchiv erhält ab sofort Akten aus einem Bundesministerium auch auf digitalem Weg. Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) ist erfolgreich an das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB) angebunden worden und übermittelt Dokumente auf diesem Weg. Mit der Anbindung kann das BMFSFJ als erste Bundesbehörde elektronische Akten medienbruchfrei exportieren, für eine selbst gesetzte Aufbewahrungsfrist fachgerecht, rechtskonform und revisionssicher aufbewahren und dem Bundesarchiv zur Übernahme anbieten. Weitere Bundesbehörden und
-gerichte werden folgen.

Das Digitale Zwischenarchiv gehört zur IT-Dienstekonsolidierung des Bundes und wird vom Bundesarchiv allen Bundesbehörden als zentraler Dienst zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass jede Institution eine Insellösung zur Aufbewahrung ihrer abgeschlossenen elektronischen Akten aufbaut oder diese einfach in ihrem E-Akte-System belässt, ohne sie für eine künftige Archivierung vorzubereiten.

Perspektivisch kann so auf kostenintensive dezentrale Langzeitspeicher in jeder Behörde verzichtet werden. Die jeweiligen Behördensysteme werden entlastet. Gleichzeitig besteht für das Bundesarchiv die Möglichkeit, die elektronischen Akten im Digitalen Zwischenarchiv bereits zu bewerten und dann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ins Endarchiv zu übernehmen. Das sonst aufwändige Verfahren, bei dem Verzeichnisse zuerst zur Anbietung, dann zur Bewertung und schließlich zur Abgabe aus dem E-Akte-System exportiert bzw. in das System importiert werden mussten, entfällt.

Hintergrund:
Das Bundesarchiv ist in Fragen der analogen und digitalen Schriftgutverwaltung, Zwischenarchivierung und Archivierung verantwortlich für die gesamte Bundesverwaltung und die Bundesgerichte. Es erhält jährlich tausende analoge und digitale Akten der Bundesverwaltung, wobei die der Bundesministerien in einem Zwischenarchiv gelagert werden. Es handelt sich um Vorgänge, die zwar abgeschlossen sind, auf die die Behörden gelegentlich aber noch zurückgreifen müssen - etwa Schriftverkehr im Rahmen von Gesetzgebungsverfahren oder Protokolle von Sitzungen in der Behörde. Nach einer von der abgebenden Institution festgelegten Aufbewahrungsfrist von einigen Jahren werden die Akten dann ins Endarchiv übernommen oder vernichtet, sofern sie nicht archivwürdig sind.