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Aussonderung von Fachverfahren

Für Daten aus elektronischen Fachverfahren besteht, wie für analoge und elektronische Akten, eine Anbietungspflicht gegenüber dem Bundesarchiv (§ 5 Abs. 3 BArchG).

Im Zuge der „digitalen Transformation“ dokumentiert sich Verwaltungshandeln über Akten hinaus in weiteren vielfältigen Formen der Informationsverwaltung. In großem Umfang nutzen öffentliche Stellen hierfür seit geraumer Zeit sogenannte elektronische Fachverfahren.

Die elektronischen Informationssysteme dienen der Erfüllung einer oder mehrerer konkreter Fachaufgaben und unterliegen zumeist einer laufenden Aktualisierung. Das Spektrum derartiger Anwendungen umfasst komplexe vernetzte Fallbearbeitungssysteme mit ausdifferenzierter Arbeitsunterstützung wie auch Systeme zur Erfassung, Speicherung und Bereitstellung von strukturierten Datenbeständen in der Art eines Registers.

Der gesetzliche Auftrag des Bundesarchivs erstreckt sich auch auf Daten aus solchen Systemen (Unterlagenbegriff des Bundesarchivgesetzes, § 1 Abs. 10 BArchG). Im Einvernehmen mit der öffentlichen Stelle prüft das Bundesarchiv den Wert der Unterlagen und stimmt eine Übernahme der Daten als Archivgut einschließlich der Begleitdokumentation ab.

Daneben besteht eine Informationspflicht seitens der anbietungspflichtigen Stellen bei der Einführung neuer Systeme sowie bei Änderungen an bestehenden Systemen (§ 3 Abs. 4 BArchG).

Wenden Sie sich mit Ihren Fragen hierzu bitte per E-Mail an das verantwortliche Fachreferat.

Stellen der zivilen Bundesverwaltung, Verfassungsorgane und Bundesgerichte berät das Referat B 4 des Bundesarchivs.

Militärische und zivile Stellen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung betreut das Referat MA 1, Abteilung Militärarchiv