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Glossar

05.09.2017

Benutzung

Um Ihnen das Verständnis der archivischen Fachsprache zu erleichtern, finden Sie an dieser Stelle ein kurzes Glossar. Ein ausführliches Glossar mit noch weiteren Begriffen aus den Bereichen Archiv, Registratur, Schriftgutverwaltung und Aktenkunde finden Sie in Kapitel 5 des Online-Kurses "Aktenkunde des Holocausts".

Akte
Als Akte bezeichnet man Dokumente, die erstens bei einer Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und zweitens aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden.

Aktenplan
Der Aktenplan ist ein nach Aufgaben hierarchisch gegliedertes Schema, nach dessen Vorgaben die Dokumente einer Verwaltung erfasst und nach logisch abgeleiteten oder sachbezogenen Kategorien zu Akten zusammengeführt und abgelegt werden.

Amtsdrucksachen/Amtliche Druckschriften
Veröffentlichung von Gesetzen, Verordnungen, Mitteilungsblättern usw. (z.B. auch Bulletin der Bundesregierung) mit und ohne Verlag (sogenannte graue Literatur), die im Bundesarchiv als eigene Sammlung organisiert ist.

Archivale
Ein Archivale ist die kleinste, einzeln verzeichnete Einheit des Archivguts.

Archivgut
Durch die Bewertung durch den Archivar oder die Archivarin werden Unterlagen von öffentlichen Stellen zu Archivgut und unterliegen damit besonderen rechtlichen Bedingungen vor allem im Hinblick auf ihre Aufbewahrung, aber auch auf den Zugang bzw. die Benutzung.

Aufbewahrungsfristen
Für den Zeitraum der Frist ist eine Behörde verpflichtet ihre Unterlagen aufzubewahren. Die Fristen sind unterschiedlich lang; sie hängen von der rechtlichen Qualität der Unterlagen ab. Die Aufbewahrungsfrist darf nicht mit der Schutzfrist im Archiv verwechselt werden.

Aussonderung
Aussonderung meint das Anbieten und die Abgabe von Unterlagen durch eine Behörde nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen an das zuständige Archiv.

Bestand
Der Bestand ist ein zentrales Ordnungselement für Archivgut eines Archivs. Er umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut einer Stelle (so z.B. Bestand B 106 Bundesinnenministerium), einer natürlichen (Nachlass) oder juristischen Person oder einer thematischen Sammlung.

Edition
Eine Edition ist die kommentierte Veröffentlichung von Quellen unter fachwissenschaftlichen Gesichtspunkten. Editionen können in gedruckter und elektronischer Form erscheinen.

Erschließung
Erschließung meint die Beschreibung und Ordnung des Archivguts einschließlich der Untersuchung der Strukturen und der Geschichte von Bestand und abgebender Stelle.

Findbuch
Das Findbuch (auch Repertorium) ist die Zusammenfassung der Erschließungsinformationen zu dem Archivgut eines Bestandes. Es enthält unter anderem eine erläuternde Einleitung, eine Gliederung (ähnlich einem Inhaltsverzeichnis) und eine strukturierte Liste des beschriebenen Archivguts.

Findmittel
Als Findmittel werden alle Instrumente bezeichnet, die es ermöglichen, Informationen über Inhalte von Beständen, von Teilen von Beständen und von Akten zu erhalten. Dazu zählen Recherchedatenbanken, Findbücher, Karteien und Verzeichnisse, aber auch einfache Abgabelisten der Stelle, aus der das Archivgut stammt.

Genealogie
Genealogie ist die Familiengeschichtsforschung oder Ahnenkunde. Gegenstand der Genealogie ist die Erforschung der Abstammung von Menschen oder Menschengruppen, wie z.B. Familien.

Konservierung
Konservierung bezeichnet alle Maßnahmen zur physischen Erhaltung unbeschädigter oder Stabilisierung bereits beschädigter einzelner Stücke des Archivguts.

Mikrofilme/Mikroform (Mikroplanfilme und Mikrorollfilme)
Mikroform ist der Oberbegriff für Abbildungen von gedruckten Unterlagen auf Filmmaterial in verkleinerter Form. Es sind der Mikroplanfilm (Mikrofiche) in Form einer Kleinkarte und der Mikrorollfilm (Mikrofilm) auf Spulen zu unterscheiden.

Nachlass
Private, archivwürdige Unterlagen bilden einen Nachlass. Er gelangt als Archivgut durch Depositum, Schenkung oder Kauf ins Archiv und bildet dort zumeist einen eigenen Bestand.

Personenbezogene Unterlagen
Personenbezogene Unterlagen sind ihrem Zweck (z. B. Personalakten) oder ihrem überwiegenden Inhalt nach auf natürliche Personen bezogen. Sie unterliegen besonderen Schutzfristen.

Registratur
Die Registratur hat die Aufgabe, das für den laufenden Geschäftsgang einer Verwaltung benötigte Schriftgut mit bestimmten organisatorischen Hilfsmitteln und bestimmten Kriterien zu erfassen, zu ordnen, zu überwachen und aufzubewahren. Sie ist dadurch das Zentrum der Schriftgutverwaltung.

Restaurierung
Restaurierung meint die Wiederherstellung beschädigter Stücke mit Hilfe identischer oder ähnlicher Substanz. Bei Archivgut geschieht Restaurierung aus Gründen der Authentizität derart, dass der Eingriff erkennbar bleibt. Anders als bei Kunstwerken steht nicht der ästhetische Eindruck im Vordergrund.

Sachakten
Sachakten fassen Schriftstücke mit einem gemeinsamen Inhalt zusammen. Als bedeutende Untergruppe sind hier die Fallakten zu nennen, die etwa im Rahmen eines Gerichtsverfahren gebildet werden.

Sammlung
Eine Sammlung fasst Einzelstücke ohne Rücksicht auf den Entstehungszusammenhang nach einem speziellen Sammlungsinteresse zusammen.

Schriftgutverwaltung
Die Schriftgutverwaltung umfasst als Aufgabe innerhalb staatlicher oder sonstiger Stellen das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Dokumenten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu machen.

Schutzfrist
Archivgut unterliegt nach seiner Entstehung aufgrund von Regelungen der Archivgesetze einer Schutzfrist, in der es einer allgemeinen Benutzung nicht zugänglich ist. Diese Frist ist in Abhängigkeit von der Begründung des Schutzes unterschiedlich lang.

Signatur
Die Signatur (auch Archivsignatur) kennzeichnet und identifiziert das einzelne Archivale im Archiv. Sie verknüpft das einzelne, verzeichnete Stück mit dem Findmittel.