Die VS-Nachweisdatenbank befindet sich als spezielle Fachanwendung seit 2013 im Wirkbetrieb des Bundesarchivs und wurde im Jahr 2022 sowohl technisch als auch fachlich weiterentwickelt. Die Datenbank gibt Auskunft über den Status der sogenannten „Alt-VS“, die vor dem 01.01.1995 als Verschlusssachen eingestuft wurden und nach dem Kabinettsbeschluss vom 16.09.2009 zu prüfen und nur in begründeten Ausnahmefällen zu prolongieren sind.

Sie richtet sich an Hersteller und Empfänger von Verschlusssachen der Bundesverwaltung.

Es steht ein Import-Modul zum Import bzw. zur Erfassung von Metadaten prolongierter Verschlusssachen für Ersteller von VS zur Verfügung.
Außerdem kann über ein Recherche-Modul nach prolongierten Verschlusssachen der Bundesverwaltung recherchiert werden.

Verschlusssachen, die nicht in der Nachweisdatenbank erfasst sind, sind nach Ablauf der Einstufungsfrist offenes Schriftgut.