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Abgabe von archivischen Sicherungskopien geförderter Filme

Technische Hinweise, Formulare und Adressen

Aufgrund des sehr hohen Aufkommens an Einreichungen geförderter Filme und einer im vorigen Jahr erfolgten Umstellung der Hardware- und Softwareumgebung kommt es bei dem Sicherungsverfahren Ihrer digitalen Einreichungen derzeit zu einem größeren Rückstau.
Sobald die Sicherung im digitalen Langzeitspeicher abgeschlossen ist, wird Ihr Datenträger so schnell wie möglich an die im Begleitformular für den Rückversand angegebene Adresse gesandt. Wir bedauern diesen Umstand sehr und bitten um Verständnis.

Filmförderungsgesetze und -richtlinien der Bundesrepublik Deutschland und einiger Bundesländer sehen die Übergabe einer Archivkopie des geförderten Films an das Bundesarchiv vor. Die digitalen Archivkopien werden im Bundesarchiv auf eigenen, nur intern zugänglichen Serversystemen redundant gespeichert. Die Bearbeitungsprozesse, die an verschiedenen Standorten des Bundesarchivs durchgeführt werden, nehmen mehrere Wochen in Anspruch. Wir bitten Sie von Rückfragen abzusehen. Eine Nutzung der Filme unterliegt den Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes und des Urheberrechts.

Leitfaden zur Übergabe einer archivischen Sicherheitskopie

Stand:
+ 16.02.2021 (Aktualisierung der Begleitformulare und der Handreichung zur BagIt-Struktur)
+ März 2021 (Informationsblatt zur Abgabe einer Belegkopie zum geförderten Film ans Bundesarchiv)
+ 11.10.2023 (Präzisierungen: BagIt-Format, optionale Abgabe von DCP & MP4, Ersetzung des Begriffs Belegkopie; Aktualisierung der Begleitformulare)
+ 04.12.2023 (Hinweise zu unzulässigen Formaten unter 1.) Format und Erweiterung der zulässigen Untertitelformate)
+ 25.01.2024 (Codierung von txt-Dateien)

1.) Format

Bitte beachten Sie, dass die im Folgenden aufgeführten Formate nicht als komprimierte Daten (z. B. TAR, ZIP oder vergleichbare Kompressionsverfahren) eingereicht werden dürfen. Des Weiteren sind keine zusätzlichen .docx oder .xlsx Dateien bei den Untertiteln zulässig, txt-Dateien sind in UTF-8-Codierung einzureichen. Bitte weisen Sie als Empfänger der Fördermittel die jeweiligen technischen Dienstleister darauf hin. Alle nicht zulässigen oder falsch codierten Dateien, Dateien ohne Dateiendung oder fehlende Bags führen beim Ingest zu Fehlermeldungen und Mehraufwänden im Bundesarchiv und zur Reklamation Ihrer Einreichung.

Ihre archivischen Sicherungskopien nehmen wir in folgenden Formaten entgegen:

A) Kino

Digitale Neuproduktion und Digitalisierung von analogem Filmmaterial:

B) TV- und Streamingproduktionen ohne Kinoauswertung:

Bei HD-Produktionen:

  • MXF-File (XDCAM HD 422 50MBit/s, MXF OP 1a)

Bei SD-Produktionen:

  • MXF-File (IMX D10 50Mbit/s, MXF OP 1a)

Referenzfilmförderung:

Ist Ihr Film ohne Förderung entstanden, freuen wir uns über eine E-Mail mit dem Filmtitel.

2.) Barrierefreie Fassung

Ob eine barrierefreie Fassung zu Ihrem Film erstellt (und eingelagert) werden muss, ist in Ihrem Fördervertrag festgelegt bzw. kann mit Ihrer Fördereinrichtung abgestimmt werden.
Die barrierefreien Elemente (Audiodeskription im WAV-Format und geräuschbeschreibende Untertitel in den Formaten XML, SRT, STL, ASS oder MXF) müssen frei zuschaltbar sein.

3.) BagIt-Format und Validierungsbericht

Die Dateien sind gemäß dem BagIt-Format auf dem Datenträger zu strukturieren und mit Prüfsummen zu versehen. Die Prüfsumme dient bei der Speicherung der Daten zu Ihrem Film als Qualitätskriterium für die ordnungsgemäße Datensicherung. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass nach dem Erstellen des Bags keine Dateien mehr gelöscht, hinzugefügt, umbenannt oder bearbeitet werden dürfen! Andernfalls wird das Bag invalide (Prüfsumme unkorrekt) und die Einreichung kann nicht weiterverarbeitet werden. Eine Sicherung durch das Bundesarchiv wäre somit nicht möglich. Die Erzeugung der Bag-Struktur kann mit jeder BagIt-kompatiblen Software durchgeführt werden.

Für jedes Exemplar ist ein eigenes Bag zu erstellen (z.B. ein separates Bag für DCDM und DCP oder für jede Folge einer Serie).

Für DCP ist ein Validierungsbericht mitzusenden. Dieser kann auf dem Datenträger außerhalb des Bags als PDF-Dokument abgelegt werden.

4.) Datenträger

Externe USB-Festplatte oder USB-Stick (Formatierung Windows NTFS, Partitionierung: Master Boot Record oder GUID-Partitionstabelle). Falls erforderlich, senden Sie bitte die entsprechenden Kabel oder Adapter für den Anschluss der Festplatte mit.

Download-Links und LTO-Bänder werden nicht akzeptiert.

5.) Begleitformular (in der Fassung vom 28.09.2023)

Mit der Bearbeitung Ihres Films können wir erst nach Eingang des vollständig ausgefüllten Begleitformulars beginnen! Ein beschreibbares PDF ist verfügbar.

6.) Eingangsbestätigung

Nach der erfolgreichen technischen Plausibilitätsprüfung Ihres Belegexemplars versenden wir die Eingangsbestätigung in der Regel innerhalb von vier Wochen unaufgefordert an Ihre im Begleitformular angegebene E-Mail-Adresse.

7.) Transfer auf das bundesarchivinterne Speichersystem

Im Anschluss an die Ausstellung der Eingangsbestätigung transferieren wir Ihren Film auf den internen Speicher und senden Ihnen den Datenträger unfrei per TNT i.d.R. innerhalb einiger Monate zurück.
Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass das Bundesarchiv lediglich eine technische Prüfung auf Plausibilität der übergebenen Daten durchführt und diese in einem Langzeitspeicher sichert. Die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der übergebenen Daten liegt in der Verantwortung des Abgebers.

Die rechtlichen Grundlagen zur Übernahme von archivischen Sicherungskopien geförderter Filmen bilden das Bundesarchivgesetz, das Filmförderungsgesetz und die Richtlinie der kulturellen Filmförderung der BKM sowie die Richtlinien der jeweiligen Förderanstalten der Länder.