Unterlagen von Privatpersonen

Allgemeine Informationen

Das Bundesarchiv übernimmt Unterlagen bedeutender Persönlichkeiten, bewahrt sie dauerhaft auf und macht sie für Forschende und andere Interessierte zugänglich.

Dafür kommen Nachlässe und Sammlungen von Persönlichkeiten der Zeitgeschichte infrage, die herausragende politische, kulturelle, wissenschaftliche, militärische oder gesellschaftliche Funktionen ausgeübt haben und deren Tätigkeit überregionale Wirkung hatte.

Sie möchten private Unterlagen abgeben – so gehen Sie vor

Nehmen Sie gern Kontakt mit dem Bundesarchiv auf, entweder telefonisch oder per E-Mail.

Im Bundesarchiv sind verschiedene Organisationseinheiten in unterschiedlichen Abteilungen für die Übernahme von privaten Unterlagen zuständig. Die Zuständigkeit hängt davon ab, in welcher Zeit die Unterlagen entstanden sind und ob eine Person überwiegend im militärischen Bereich oder im zivilstaatlichen und -gesellschaftlichen Rahmen aktiv war.

Im Laufe eines Lebens waren Personen auch vielfach in unterschiedlichsten Funktionen tätig. Wenn Sie unsicher sind, welche Abteilung der richtige Ansprechpartner für Sie ist, zögern Sie nicht, eine der angegebenen Kontaktmöglichkeiten zu nutzen. Nach interner Abstimmung wird Ihre Anfrage an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Diese Informationen benötigt das Bundesarchiv von Ihnen

Zur Einschätzung, ob Unterlagen für das Bundesarchiv von Interesse sind, und um das weitere Vorgehen abzustimmen, sind einige wichtige Fragen zu klären.

Dazu zählen beispielsweise:

• Was waren bedeutende Stationen im Leben der Person?
• Aus welchem Zeitraum stammen die Unterlagen?
• Was ist ihr wesentlicher Inhalt?
• Art der Unterlagen: Handelt es sich um Papierunterlagen, Fotoabzüge, Dias, Tonbandaufnahmen oder digitale Dateien?
• Wie groß ist der Umfang? Wie viele Regale sind durch die Unterlagen belegt oder um wie viele Kartons handelt es sich?
• Befinden sich die Unterlagen in Ihrem Eigentum? Haben Sie gegebenenfalls auch Nutzungsrechte geerbt?

Anhand dieser Informationen entscheiden wir, ob die Unterlagen in das hiesige Profil passen und eine Archivierung durch das Bundesarchiv infrage kommt. Je nach inhaltlichem Schwerpunkt der Unterlagen empfehlen wir Ihnen gegebenenfalls auch, sich an ein anderes Archiv zu wenden, beispielsweise ein Spezialarchiv mit einem bestimmten Schwerpunkt. Die Kontaktdaten teilt Ihnen das Bundesarchiv gern mit.

Rahmenbedingungen

Zur Wahrung der Rechtssicherheit ist in jedem Fall ein Vertrag zwischen den Nachlassgebenden und dem Bundesarchiv über die Übereignung der Unterlagen abzuschließen.

Wichtig ist, dass eine mögliche Benutzung der Unterlagen durch Dritte geregelt wird und dass die Rahmenbedingungen dafür festgelegt werden. Die Unterlagen sollen grundsätzlich – ggf. mit zeitlichem Abstand – für die Nutzung durch Dritte zur Verfügung stehen. Auch ist zu klären, ob unter Umständen eine Digitalisierung erfolgen kann.

Gern stellen wir Ihnen einen entsprechenden Mustervertrag zur Verfügung und sprechen einzelne Fragen individuell ab.

Die Übernahme in das Bundesarchiv kann von Fall zu Fall sehr unterschiedlich vonstattengehen. Handelt es sich um größere Mengen, kann es sinnvoll sein, dass Mitarbeitende des Bundesarchivs die Unterlagen am Lagerungsort zunächst sichten. So kann vorab eingeschätzt werden, welche Unterlagen überhaupt in das Bundesarchiv transportiert werden sollen. In Abhängigkeit von der Menge kann auch ein Versand infrage kommen.

Das Vorgehen wird stets für den jeweiligen Einzelfall abgesprochen.