Themen "Soziale Sicherung" und "Migration und Integration" im Fokus der Erschließung

Organisatorische Einordnung

Mit dem zum 1. August 2017 begonnenen Projekt zur Bewertung und Erschließung von Unterlagen besonderer Priorität startete in der Abteilung B (Bundesrepublik Deutschland) ein Pilot zur Erprobung einer veränderten Arbeitsweise. Es besteht aus dem Teilprojekt I Soziale Sicherung unter der Leitung von Herrn Dr. Hendel, das auf zwei Jahre angelegt ist, und dem auf vier Jahre angelegten Teilprojekt II Migration und Integration unter Leitung von Frau Dr. Neidel.

Das Projekt ist organisatorisch bei der Abteilungsleitung aufgehängt. Die fachliche Gesamtleitung liegt bei der Leiterin des Referats B 6, Frau Dr. Hauschildt, weil ein großer Teil der zu bearbeitenden Unterlagen in die Zuständigkeit dieses Referats fällt.

Zusammensetzung der Arbeitsgruppen

Neben der fest installierten Projektgruppe wurde für jedes Teilprojekt eine Arbeitsgruppe aus temporären Mitgliedern gebildet. Ihr gehören die Kollegen anderer Referate für die Dauer der Bearbeitung des Bestands, der für ein Teilprojekt relevant ist, an. Die Arbeitsgruppen stellen die Kommunikation und die organisatorische Einbindung der jeweiligen Referate in den Projektkontext sicher.

Eine neue Arbeitsweise

Mit dem Projekt wird eine neue Arbeitsweise in der Abteilung erprobt. Es führt in einem begrenzten Rahmen sowohl eine neue Herangehensweise an die Bewertung und Erschließung als auch erstmals in der Abteilung B eine neue Form referatsübergreifender Zusammenarbeit ein. Die neue politikfeldbezogene Vorgehensweise setzt eine Zusammenarbeit über Referatszuständigkeiten voraus, da die Bewertung im Kontext möglichst alle Unterlagen zu einem Schwerpunktthema berücksichtigen sollte.

Dimensionen und zeitliche Schwerpunkte des Projektes

Das Projekt zielt nicht nur auf Rückstandsbearbeitung ab, sondern richtet sich mit einem politikfeldorientierten Ansatz auch an dem erwarteten Benutzungsinteresse an bestimmten Unterlagen aus. Eine referatsübergreifende Arbeitsgruppe hatte vorab künftige wahrscheinliche Schwerpunkte des wissenschaftlichen und (medien-)politischen Interesses, zu denen Bestände in der Abteilung Bundesrepublik vorhanden sind, zu bestimmen versucht.

Die nun thematisch definierten Teilprojekte konzentrieren sich auf die Bestände bzw. Bestandsteile, die noch unbearbeitete Unterlagen zu den Themenfeldern enthalten. Bezogen auf das Politikfeld Soziale Sicherung belaufen sich die Rückstände auf mehr als 26.000 unbewertete und unerschlossene Verzeichnungseinheiten (VE), bezogen auf das Politikfeld Migration/Integration sind es mehr als 36.000 unbewertete und unerschlossene VE. Die Lagerungsorte für die zu bearbeitenden Unterlagen sind ganz überwiegend die Zwischenarchive in Hangelar und vor allem in Hoppegarten.

Fokus auf den Jahren vor und nach der Wiedervereinigung

Die Laufzeiten der einzubeziehenden Unterlagen orientieren sich an dem Bearbeitungsstand in den einzelnen Beständen. Vereinzelt wurden noch unbewertete Akten aus den 1970er Jahren und früher ermittelt. Das Gros der Unterlagen bewegt sich von der Laufzeit her in der Zeitspanne zwischen Ende der 1960er Jahre und Anfang der 2000er Jahre.

Der Fokus liegt auf den Jahren kurz vor und nach der Wiedervereinigung. Hier ergeben sich Brückenschläge zu dem ebenfalls in der Abteilung B angesiedelten "Treuhandprojekt", z. B. beim Thema Überleitung der Sozialversicherungssysteme. Die Aufbewahrungsfristen enden in den meisten Fällen 2016 und früher.

Kritische Prüfung von Bewertungsmodellen

Über die Bewertung und Erschließung hinaus sollen auch vorhandene Bewertungskataloge und –modelle fortgeschrieben sowie neue entwickelt werden. Dabei wird an die bereits für einen Bestand getroffenen Festlegungen angeknüpft und das Federführungsprinzip beachtet. Auch thematisch einschlägige Fachverfahren werden in die Bewertung mit einbezogen.