Die im Bundesarchiv überlieferten Quellen staatlicher Stellen zeigen die amtliche Sichtweise in dem damaligen zeitlichen Kontext. Es handelt sich überwiegend um eher formale Berichte und Schriftwechsel, die aber oft deutlicher oder detaillierter sind als die ebenfalls überlieferten amtlichen Publikationen.
Bei den Akten des Reichskolonialamtes handelt es sich um die Überlieferung der zentralen Behörde des Deutschen Reichs zur Verwaltung der damaligen Kolonien. Der Bestand ist damit eine zentrale Quelle für die Aufarbeitung der deutschen Kolonialzeit. Das Reichskolonialamt (vergleichbar einem Kolonialministerium) befasste sich mit allen Kolonialangelegenheiten von politischer und übergreifender Bedeutung. Die etwa 10.000 überlieferten Akten geben u.a. Einblick in politische Entscheidungen, rechtliche Regelungen, Verwaltungsaufbau, Wirtschafts- und Verkehrsinfrastrukturen, Beziehungen zu den Einheimischen, bewaffnete Auseinandersetzungen, Forschungsexpeditionen, Missions- und Schulwesen.
In der „Klassifikation“ (Gliederung) des Bestandes finden sich sowohl unter „Allgemeine Angelegenheiten“ als auch unter den einzelnen Kolonien jeweils „Klassifikationsgruppen“ (Gliederungspunkte) zu Expeditionen. Die dort zugeordneten, digital verfügbaren Akten können für die Provenienzforschung aufschlussreiche Informationen enthalten. Insbesondere unter 4.4 Expeditionen und Wissenschaft -> Wissenschaftliche Sachen sind nach einzelnen Kolonien gegliederte Aktenserien zu „Wissenschaftlichen Sammlungen“ aller Art überliefert.
Im Lesesaal in Berlin-Lichterfelde können mittels KI-gestützter Handschriftenerkennung alle Dokumente des gesamten Bestandes Reichskolonialamt im Volltext durchsucht werden. Die Suchanwendung für den Bestand R 1001 ist als ergänzendes Rechercheinstrument zu sehen; es ersetzt nicht die navigierende Suche bzw. die Würdigung der Treffer im strukturierten Kontext.
Das Bundesarchiv verwahrt Marineakten und andere militärische Überlieferung aus der Kolonialzeit. Der Bestand RM 3 enthält in der „Klassifikationsgruppe“ (Gliederungspunkt) 1.3.6.2 – „Schutzgebiete“ mehrere hundert digital verfügbare Akten zu verschiedenen deutschen Kolonien mit Schwerpunkt Kiautschou (das Gebiet unterstand nicht dem Reichskolonialamt, sondern dem Reichsmarineamt). Hervorzuheben sind die „Militärpolitischen Berichte“ einzelner Schiffe (RM 3/3015-3042), die insbesondere auch die deutschen Kolonien in den Blick nehmen.
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Bestände der Gouvernements der einzelnen Kolonien
In den Kolonien entstandene Akten der einzelnen Gouvernements befinden sich in der Regel in den Nationalarchiven von Togo, Kamerun, Namibia, Tansania, Papua-Neuguinea und Samoa. Das Bundesarchiv verfügt über Mikroformen oder Digitalisate eines Teils dieser Überlieferung (zugänglich über invenio -> Norddeutscher Bund und Deutsches Reich -> Auswärtiges, Kolonial- und Besatzungsverwaltung -> Kolonialverwaltung). Exemplarisch soll die „Klassifikationsgruppe“ (Gliederungspunkt) „Feldzüge, Expeditionen zur Unterdrückung bzw. Niederwerfung von Aufständen bis 1910“ im Bestand R 151 Kaiserliches Gouvernement in Deutsch-Südwerstafrika genannt werden.
